Bei der Archivierung werden Daten in der Regel in speziellen Archivsysteme in unveränderbare Informationen langzeitig Aufbewahrt. Ein papierloses Büro ist und bleibt ein Traum. Trotzdem erreichen Unternehmen immer mehr Dokumente in digitaler Form – meist als E-Mail.

Solche Dokumente müssen per Gesetz bzw. der Finanzbehörde auch digital archiviert werden.
Seitdem zum 1. Januar 2007 müssen E-Mails, die nach Änderung des § 37a im Handelsgesetzbuch mit Geschäftsbriefen gleichgestellt wurden, Unternehmen diese wie andere Geschäftsbriefe auch behandelt werden.