Rechtliche Informationen zur Archivierung und GDPdU

Die Abbildung von Geschäftsprozessen und -unterlagen in elektronische Dokumente erfordert eine geeignete Ablage der entstehenden Daten für die spätere Verwendung, deren Wiederfinden und Aufbereitung.

Dies betrifft sowohl Datensätze als auch elektronische Repräsentationen papierner Geschäftsdokumente, Emails und sonstiger Belege. Die dauerhafte und unveränderbare Speicherung von elektronischen Dokumenten und anderen Daten wird als Archivierung bezeichnet.

Die Archivierung ist als Teil eines Dokumentenmanagement-Prozesses zu sehen. Neben der Erzeugung, Bearbeitung und Verwaltung elektronischer Dokumente spielt die dauerhafte Speicherung (Archivierung) eine besondere Rolle, denn es wird üblicherweise erwartet, dass einerseits die Dokumente bis zum Ablauf einer vorgegebenen Aufbewahrungsfrist verfügbar sind andererseits deren Vertraulichkeit- und Integrität gewahrt bleibt. Die technische Ausgestaltung dieses Prozesses erfolgt über Archivsysteme. Es ist zweckmäßig, elektronische Archive gegenüber Systemen zur Datensicherung abzugrenzen. Bei einer Datensicherung werden Kopien der system- und Nutzdaten angelegt. Die gesicherten Daten werden hierbei physikalisch vom IT-System getrennt und gefahrengeschützt gelagert.

Elektronische Archive dagegen sind regelmäßig in den laufenden Systembetrieb eingebunden.

Dabei werden üblicherweise große Mengen von Nutzdaten (elektronischen Dokumenten) abgelegt, die aus dem elektronischen Archivsystem heraus jederzeit abgerufen werden können. Kleine Archivsysteme, bestehen aus einem Archivserver mit angeschlossenem Massenspeicher (wie Festplatte oder Jukebox), Größere, gegebenenfalls weltweit verteilten Archivsystemen zur organisationsweiten Archivierung von relevanten Geschäftsdaten, bestehend aus zentralen Archivserver-Komponenten mit RAID-Systemen, Jukeboxen oder einer Anbindung an Storage Area Networks (SAN) für das zentrale Speichern von Dateien. Außerdem werden WORM-Medien für die revisionssichere, unveränderbare Speicherung von Daten verwendet.

Was ist die GDPdU?

Seit 2002 sind Unternehmen verpflichten die Richtlinien der „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“ (GDPdU) zu erfüllen. Kurz gesagt „steuerrelevante Dokumente sind aufbefahrungspflichtig“, dies lässt sich grob in zwei Bereiche aufteilen:

1. Die Daten der Buchhaltung (Finanzbuchhaltung, der Anlagenbuchhaltung und der Lohnbuchhaltung) sind danach für den Datenzugriff zur Verfügung zu halten.
2. Soweit sich auch in anderen Bereichen des Datenverwaltungssystems steuerlich relevante Daten befinden, sind sie durch den Steuerpflichtigen nach Maßgabe seiner steuerlichen aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten zu qualifizieren und für den Datenzugriff in geeigneter Weise vorzuhalten. Der Steuerpflichtige hat die Finanzbehörde bei Ausübung ihres Rechts auf Datenzugriff zu unterstützen, hierbei stehen der Finanzbehörde drei Möglichkeiten zur Verfügung (verkürzter Auszug aus der GDPdU):

• Sie hat das Recht, selbst Einsicht in die gespeicherten Daten zu nehmen
• Sie kann vom Steuerpflichtigen verlangen, dass er an ihrer Stelle die Daten nach ihren Vorgaben maschinell auswertet
• Sie kann ferner verlangen, dass ihr die gespeicherten Unterlagen auf einem maschinell verwertbaren Datenträger zur Auswertung überlassen werden (Datenträgerüberlassung)

In accantum können steuerrelevante Belege aus Drittsystemen wie einer Warenwirtschaft (Lieferscheine/Rechnungen etc.) übergeben werden. Aber auch sonstige steuerrelevante Dokumente wie Geschäftsbriefe oder die Email-Bestellung können einfach an accantum übergeben und archiviert werden. Die rechtlichen Grundlagen/Informationen haben wir Ihnen auf unserer Website als PDF zum Download zur Verfügung gestellt.