Buchbestände aktualisieren

Sage Office Line Warenwirtschaft- Inventur

Frage: Welche Bedeutung hat die Funktion "Buchbestände aktualisieren" im Rahmen der Inventur? Was gilt es zu beachten, sofern das Lager während der Inventur nicht gesperrt wird?

Antwort:

Allgemein empfiehlt es sich die Lager während der Inventur in der Office Line zu sperren. Sollte dies aus praktischen Gründen nicht möglich sein, dient die Funktion "Buchbestände aktualisieren" dazu, die Bestände vor der eigentlichen Inventurerfassung noch einmal auf den aktuellen Stand zu bringen. Wichtig:
Die Funktion muss zwingend vor der eigentlichen Inventurerfassung angestoßen werden.
Wichtig ist ein abgestimmtes Verhalten zwischen der Buchung von Belegen während der Inventur, dem Durchführen der Zählung, der Aktualisierung der Bestände und der eigentlichen Erfassung. Ansonsten kann es unter Umständen zu einer abgewiesenen Zählliste bei der Inventurübernahme kommen (beachten Sie hierzu auch bitte Eintrag 17360 auf der Wissensdatenbank).
Ein kurzes Beispiel zur Verdeutlichung:
Bei der Inventureröffnung beträgt der Buchbestand eines Artikels lt. System 10 Stück. Nach der Erfassung wird ein Lieferschein von 7 Stück erfaßt, die Ware wird auch physisch vom Lager entfernt. Nun erfolgt die Zählung von drei Stück auf dem entsprechenden Lagerplatz.
Wird der Buchbestand vor der Inventurerfassung nicht aktualisiert, möchte das System eine Korrekturbuchung von -7 (10 Stück Buchbestand vs. 3 Stück Istbestand) bei der Übernahme der Zählliste durchführen. Mit der (üblicherweise festgelegten) Grundlageneinstellung nicht zulässigen negativen Lagerbestandes wird die Übernahme nun abgewiesen, da der tatsächliche Lagerbestand 3 Stück beträgt und durch die Korrekturbuchung also ein negativer Bestand entstehen würde.

Mit aktualisiertem Buchbestand wäre dieser auf 3 korrigiert worden, und es würde keine Inventurkorrekturbuchung erfolgen, insofern auch eine Übernahme der Zählliste.