Die geschäftliche E-Mail-Kommunikation hat die klassischen Kommunikationsarten Brief, Telefon und Fax eingeholt oder sogar schon übertroffen. Für Unternehmen jeder Größe ist der E-Mail-Datenaustausch unverzichtbar geworden und eine Archivierung gesetzlich vorgeschrieben.
E-Mail-Archivierung zur Erfüllung rechtlicher Anforderungen
Die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) (§ 146 Abs. 5, §147 Abs. 2, 5, 6, § 200 Abs. 1 AO und § 14 Abs. 4 UStG) schreiben Unternehmen vor, dass neben allen steuerrelevanten Daten auch E-Mails und deren Datei- anhänge vorzeigbar aufbewahrt werden müssen. Weitere Anforderungen ergeben sich auch aus der Abgabenordnung (AO) und dem Handelsgesetzbuch (HGB).
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