Expertenserie "Tipps und Tricks für Sage 100"

Tipp 7

Optimieren Sie die Größe Ihrer Sage 100 PDF-Belege

Sind Ihre PDF-Belege aus Sage 100 zu groß? Besonders bei farbigen Logos auf Briefpapieren kann die Dateigröße erheblich ansteigen. So können Sie die Größe selbst anpassen:

• Öffnen Sie das Burger-Menü in der Druckvorschau.
• Wählen Sie die Optionen aus.
• Unter dem Reiter PDF-Export können Sie die Komprimierung einstellen. Für die Bildschirmansicht sind 80dpi ausreichend.
  
  

Tipp 6

Endperiode für nicht angelegtes Geschäftsjahr anlegen

Bisher war es nicht möglich, bei der Einrichtung von wiederkehrenden Buchungen eine Endperiode für ein Geschäftsjahr anzugeben, das noch nicht im System existiert.

Lösung durch zusätzliche Planjahre:

• Es gibt eine Möglichkeit, dieses Problem zu umgehen: In den Mandantengrundlagen kann man zusätzliche Planjahre angeben!
• Beispiel: Wenn man „6“ zusätzliche Planjahre angibt, dann erweitert das die möglichen Zeiträume, die im System zur Verfügung stehen, um sechs Jahre über das aktuell angelegte Geschäftsjahr hinaus.
• Dadurch wird es möglich, diese zusätzlichen Jahre als Endperiode für die wiederkehrenden Buchungen auszuwählen, auch wenn diese Jahre noch nicht tatsächlich als Geschäftsjahre im System angelegt sind.

Tipp 5

Optimierung des Belegablaufs mit dem Workflow-Assistenten

Mit dem Workflow-Assistent in der Sage 100 Administration können Sie den Belegablauf im Ein-und Verkauf vorbestimmen. Der Nutzen liegt auf der Hand: Nicht genutzte Belegarten können einfach ausgeblendet werden, um die Auswahl übersichtlicher zu gestalten und versehentliche Selektionen zu verhindern. Und so funktioniert’s:

1. Gehen sie in der Sage 100 WaWa im Hauptmenü in den Reiter Administration > Workflow (Das Administrationsmenü ist nur mit für User mit Berechtigung zu sehen!)
2. Öffnen Sie den Menüpunkt Belegablauf definieren

• Wählen Sie den Ursprungsbeleg und markieren Sie im nächsten Schritt den möglichen Folgebeleg
• Mit ">" fügen Sie ihn der Auswahl hinzu.
• Zum Entfernen aus der Auswahl nutzen Sie „<“.
• Zum Deaktivieren ungenutzter Belegarten markieren Sie die Stelle und bestätigen sie mit [Bestätigen].

Tipp 4

Importierte Kontoauszüge mit Girostar bei Datev-Export zum Steuerberater automatisch mit OP-Nummer versehen

Wenn Sie Ihre Kontoauszüge über die Girostar-Schnittstelle in Ihr Sage Rechnungswesen importieren, wird automatisch die Auszugsnummer des Kontoauszugs als Belegnummer verwendet! Diese Praxis bereitet vielen Steuerberatern jedoch Schwierigkeiten.

Oft wird dann versucht die Auszugsnummer manuell zu überschreiben oder die Belegnummer in den Buchungstext zu verpacken. Wie man einfach die OP-Nummer beim DATEV Export übergeben kann, und somit das schnelle Auffinden des richtigen Belegs erreicht, erklären wir hier:

• Obere Menüleiste (Screenshot 1) Einstellungen öffen und auf Menüpunkt Datev klicken
• Es öffnet sich die Datev Maske (Screenshot 2).
• Hier unter Buchungsexport unter Belegfeld 1 den Pfeil rechts anklicken und 2OP-Nr., sonst Belegnr. (Rewe)“ auswählen.

Obere Menüleiste in Sage ReWe.

Datev-Maske.

Tipp 3

Blitzschnelle und bessere Übersicht in den Auskünften mit Vorfiltern erhalten

Wählen Sie einfach  die Funktion "Datensätze wählen" in einer beliebigen Auskunft aus und fügen Sie dort Ihre gewünschten Kriterien hinzu. Anders als bei herkömmlichen Spaltenfiltern bleibt der Vorfilter auch nach dem Verlassen der Maske gespeichert.

Beispiel Angebotsauskunft:
Lassen Sie sich alle offene Angebote aus dem Vorjahr ab einem bestimmten Nettobetrag anzeigen. Die entsprechenden Kunden aus dieser vorab gefilterten Liste können dann schrittweise kontaktiert werden, um festzustellen, ob weiterhin Interesse an dem Angebot besteht.

Vorteile:
- es können mehrere Vorfilter gespeichert werden
- Bei großen Datenmengen können die Daten so vorgefiltert werden

Bei Bedarf kann der Vorfilter einfach zurückgesetzt und bei Bedarf wieder aufgerufen werden, um die Auskünfte weiterhin nach individuellen Kriterien zu optimieren.

Tipp 2

Es kann zukünftig zwischen der Verwendung der Fenster in Voll- bzw. Teilbildmodus und dem neuen Registerkarten-Modus gewählt werden. 

So stellen sie die Ansicht um:

1. Öffnen Sie die Multifunktionsleiste.
2. Navigieren Sie zum Register "Einstellungen".
3. Wählen Sie den Punkt "System" aus.
4. Im Dialogfenster "Ansicht" aktivieren Sie das Kontrollkästchen "Registerkarten verwenden", unten rechts. (Hinweis: Standardmäßig ist der bisherige Fenster-Modus aktiviert.)

Die Anwendung muss danach neu gestartet werden.

Tipp 1