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1. Dokumente erfassen aus verschiedenen Quellen
Egal ob E-Mails, Verträge, Angebote, Rechnungen oder beliebige andere Dokumente – starten sie zuerst mit der Erfassung.
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2. Indexieren und berechtigen
Indexieren Sie Ihre Dokumente für eine unkomplizierte Rückverfolgung und einfaches Abrufen. Durch Festlegung intelligenter Regeln für Zugriffsrechte gewährleisten Sie den Zugriff für vertrauliche Dokumente.
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3. Verteilen und Zusammenarbeit
Alle Dokumente können nun in den verschiedenen Abteilungen nach festgelegten Workflows bearbeitet werden.
Wir empfehlen unseren Kunden das Dokumentenmanagementsystem DocuWare
Die System AG @data ist langjähriger DocuWare-Partner und empfiehlt das Dokumentenmanagementsystem aus voller Überzeugung. Mit über 35 Jahren Erfahrung bietet DocuWare eine leistungsstarke Lösung, die speziell für die Anforderungen mittelständischer Unternehmen entwickelt wurde.
Dokumentenmanagement im Unternehmen einsetzen
Next Level die KI-geschützte Dokumentenverarbeiten
Wenn Unternehmen täglich große Mengen an unterschiedlichsten Dokumenten bearbeiten müssen, entsteht schnell ein erheblicher Aufwand: Informationen müssen mühsam von Hand übertragen werden, Fehler schleichen sich ein.
Genau hier setzt KI-gestützte Dokumentenverarbeitung an. Mit DocuWare Intelligent Document Processing übernimmt künstliche Intelligenz das Erkennen, Auslesen und Klassifizieren unterschiedlichster Dokumenttypen völlig automatisch.
Die KI erfasst Inhalte auch dann zuverlässig, wenn Scans schlecht lesbar sind oder handschriftliche Notizen enthalten. Sie extrahiert relevante Daten, erkennt mittel ORC handgeschriebene Text, ordnet Dokumente korrekt zu und überführt alles strukturiert in die digitale Ablage.
Rechnungsworkflow-Turbo mit Dokumentenmanagement
Moderner Dokumentenmanagement-Systeme digitalisieren und beschleunigen den kompletten Rechnungseingangsprozess. Egal, ob Rechnungen in Papierform, als PDF oder als XML-E-Rechnung eingehen: Das System erfasst, digitalisiert und liest alle Inhalte automatisch aus. Die Dokumente werden revisionssicher abgelegt und es startet sofort der automatisierte Freigabeprozess. Das beschleunigt Abläufe signifikant, minimiert Fehler und sichert Skonto-Vorteile.
Bei der Auswahl eines DMS sollte darauf geachtet werden das es sich nahtlos in bestehende IT-Systeme und Geschäftsprozesse integrieren lässt, z.B. gängige Buchhaltungs- und ERP-Systeme.
Das Suchen beenden
Ein DMS sammelt alle Dokumente in einer einheitlichen digitalen Ablage, sodass sich Unterlagen wesentlich leichter speichern, wiederfinden und verwalten lassen. Indem Dokumente automatisch indexiert und strukturiert werden, lassen sich Papierberge vermeiden und wichtige Unterlagen sind sofort verfügbar, sobald Sie sie brauchen.
Gleichzeitig halten Unternehmen Compliance-Richtlinien ein. Dokumentenmangement-Systeme wie DocuWare bieten beispielsweise eine präzise Rollen- und Rechteverwaltung, die sicherstellt, dass nur berechtigte Personen Zugriff auf sensible Daten erhalten, um Datenschutzverletzungen zu unterbinden.
Keine Kündigungsfrist verpassen, Verträg immer griffbereit
Wenn Verträge auf Papier oder in verschiedenen Dateien unorganisiert liegen, geht schnell der Überblick verloren, Fristen werden übersehen, zuständige Personen wissen nicht, wer welchen Vertrag geprüft oder freigegeben hat und wichtige Dokumente können sogar verloren gehen.
Mit dem digitalen Vertragsverwaltungssystem wie DocuWare werden sämtliche Verträge sicher digitalisiert, strukturiert und zentral gespeichert, inklusive Versionierung und kompletter Historie.
Gleichzeitig sorgt das System dafür, dass Kündigungs- und Verlängerungsfristen nicht mehr übersehen werden, weil Erinnerungen rechtzeitig ausgelöst werden.
E-Rechnung empfangen und versenden mit dem DMS
Die E-Rechnung ist neuer Standard. Mit DocuWare lässt sich die E-Rechnungs-Pflicht gesetzeskonform und effizient umsetzen.
Eingehende E-Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD werden automatisch erkannt, ausgelesen und revisionssicher archiviert. Wichtige Rechnungsdaten wie Rechnungsnummer, Betrag oder Fälligkeitsdatum werden intelligent extrahiert und direkt in digitale Freigabe- und Buchungsworkflows überführt. So bleiben Fristen, Prüfprozesse und Zuständigkeiten jederzeit transparent.
Zusätzlich unterstützt DocuWare den Versand von E-Rechnungen über zertifizierte Access Points im europäischen Peppol-Netzwerk.
Ein DMS-System ist für viele Abteilungen im Unternehmen einsetzbar
Ein Dokumentenmanagementsystem bietet in jedem Unternehmensbereich spürbare Vorteile, weil Informationen schneller verfügbar sind, Prozesse reibungsloser ablaufen und Routineaufgaben automatisiert werden. Nahezu jede Abteilung profitiert auf ihre eigene Weise von digitalen, strukturierten und jederzeit abrufbaren Dokumenten.
Für Geschäftsführer
Durch die sofortige Verfügbarkeit von Dokumenten oder Verträgen können Geschäftsführer strategische Entscheidungen schnell treffen. Leistungsdaten wie Bearbeitungsdauer von Rechnungen oder Einhaltung von Skontofristen können gemessen werden.
Für Buchhaltung & Controlling
Automatisierte Rechnungseingangsprozesse reduziert manuelle Arbeiten und stellen die Einhaltung von Skontofristen sicher. Durch die GoBD-konforme Archivierung sind alle relevanten Dokumente für Betriebsprüfungen jederzeit lückenlos und sicher verfügbar.
Für den Vertrieb
Das Team greift mobil und sofort auf alle kundenrelevanten Dokumente wie Verträge, Angebote oder Präsentationen zu. Workflows stellen sicher, dass alle Vertriebsdokumente aktuell sind und Freigabeprozesse für Sonderkonditionen schnell durchlaufen werden.
Für HR
Für Einkauf/Beschaffung
Das DMS sorgt für einen zentralen Überblick über alle Bestellungen, Lieferscheine und Vertragsvereinbarungen. Workflows automatisieren den Angebotsvergleich und die Freigabe von Beschaffungsvorgängen, was die Kostenkontrolle optimiert.
Diese Vorteile bietet ein Dokumentenmanagementsystem
