FAQ - Digitale Personalakte
Die digitale Personalakte ist die elektronische Form der klassischen Papier-Personalakte. Sie enthält sämtliche personalrelevanten Dokumente eines Mitarbeiters von der Bewerbung über Arbeitsverträge, Gehaltsabrechnungen, Beurteilungen bis hin zu Zeugnissen und ersetzt oder ergänzt die physische Ablage dauerhaft.
- Zentraler, strukturierter Datenspeicher aller HR-Dokumente
- Revisionssicherer Zugriff und lückenlose Versionierung
- Rollenbasierte Zugriffssteuerung (DSGVO-konform)
Integration in bestehende HR-Systeme.
Mit dem Bürokratieentlastungsgesetz IV (BEG IV) hat der Gesetzgeber die Pflicht zur digitalen Vorhaltung von Entgeltunterlagen verankert. Ab dem 1. Januar 2027 müssen Arbeitgeber die Entgeltunterlagen ihrer Arbeitnehmer grundsätzlich in digitaler Form führen und aufbewahren. Eine ausschließlich papierbasierte Führung ist dann nicht mehr zulässig.
- Gesetzliche Grundlage: § 8 BEG IV (Änderung der Beitragsverfahrensverordnung, BVV)
- Stichtag: 1. Januar 2027
- Betroffen: Alle sozialversicherungspflichtigen Arbeitgeber in Deutschland
Pflicht umfasst: Vorhaltung, Aufbewahrung und jederzeitige Verfügbarkeit für Prüfungen
Die digitale Personalakte unterliegt als Sammlung personenbezogener Daten vollumfänglich der DSGVO. Unternehmen müssen folgende Grundsätze aus Art. 5 DSGVO einhalten.
Grundsätzlich gilt die Pflicht für neue Unterlagen ab dem Stichtag. Für eine saubere Datenbasis empfehlen wir dennoch eine strukturierte Digitalisierung des Altbestands – besonders für laufende Arbeitsverhältnisse.
Grundsätzlich gilt die Pflicht für neue Unterlagen ab dem Stichtag. Für eine saubere Datenbasis empfehlen wir dennoch eine strukturierte Digitalisierung des Altbestands besonders für laufende Arbeitsverhältnisse.
Revisionssicherheit ist eine Kernfunktion von DocuWare und bedeutet: Dokumente können nach dem Ablegen nicht mehr verändert, gelöscht oder manipuliert werden, ohne dass dies protokolliert wird.
DocuWare ist speziell auf die Anforderungen von Betriebsprüfungen ausgelegt. Im Prüfungsfall können Sie:
- Gesamte Entgeltunterlagen eines Mitarbeiters in Sekunden vollständig abrufen
- Prüfer-Zugang: Zeitlich begrenzten Lesezugang für externe Prüfer einrichten (ohne Vollzugriff)
- Exportfunktion: Prüfungsrelevante Dokumente als strukturiertes ZIP-Paket oder PDF-Portfolio bereitstellen
- Lückennachweis: Vollständigkeitsprüfung sicherstellt, dass alle Pflichtdokumente vorhanden sind
Such- und Filterfunktionen: Filtert nach Mitarbeiter, Zeitraum, Dokumententyp in Echtzeit
