Moderne Unternehmen brauchen ein System, das nicht nur Dokumente verwaltet, sondern aktiv Prozesse steuert und die manuelle Arbeit abschafft.
Deshalb sollte ein Dokumentenmanagement-System (DMS) auf diesen vier Power-Funktionen setzen:
Als langjähriger Partner sind wir von DocuWare überzeugt, dem führenden Dokumentenmanagement-System, das mit über 35 Jahren Erfahrung perfekt auf die Bedürfnisse des Mittelstands zugeschnitten ist.
Welche Aufgaben kann ein DMS in Unternehmen lösen?
Next Level die KI-geschützte Dokumentenverarbeiten
Wenn Unternehmen täglich große Mengen an unterschiedlichsten Dokumenten bearbeiten müssen, entsteht schnell ein erheblicher Aufwand: Informationen müssen mühsam von Hand übertragen werden, Fehler schleichen sich ein.
Genau hier setzt KI-gestützte Dokumentenverarbeitung an. Mit DocuWare Intelligent Document Processing übernimmt künstliche Intelligenz das Erkennen, Auslesen und Klassifizieren unterschiedlichster Dokumenttypen völlig automatisch.
Die KI erfasst Inhalte auch dann zuverlässig, wenn Scans schlecht lesbar sind oder handschriftliche Notizen enthalten. Sie extrahiert relevante Daten, erkennt mittel ORC handgeschriebene Text, ordnet Dokumente korrekt zu und überführt alles strukturiert in die digitale Ablage.
Rechnungsworkflow-Turbo mit Dokumentenmanagement
Moderner Dokumentenmanagement-Systeme digitalisieren und beschleunigen den kompletten Rechnungseingangsprozess. Egal, ob Rechnungen in Papierform, als PDF oder als XML-E-Rechnung eingehen: Das System erfasst, digitalisiert und liest alle Inhalte automatisch aus. Die Dokumente werden revisionssicher abgelegt und es startet sofort der automatisierte Freigabeprozess. Das beschleunigt Abläufe signifikant, minimiert Fehler und sichert Skonto-Vorteile.
Bei der Auswahl eines DMS sollte darauf geachtet werden das es sich nahtlos in bestehende IT-Systeme und Geschäftsprozesse integrieren lässt, z.B. gängige Buchhaltungs- und ERP-Systeme.
Das Suchen beenden
Ein DMS sammelt alle Dokumente in einer einheitlichen digitalen Ablage, sodass sich Unterlagen wesentlich leichter speichern, wiederfinden und verwalten lassen. Indem Dokumente automatisch indexiert und strukturiert werden, lassen sich Papierberge vermeiden und wichtige Unterlagen sind sofort verfügbar, sobald Sie sie brauchen.
Gleichzeitig halten Unternehmen Compliance-Richtlinien ein. Dokumentenmangement-Systeme wie DocuWare bieten beispielsweise eine präzise Rollen- und Rechteverwaltung, die sicherstellt, dass nur berechtigte Personen Zugriff auf sensible Daten erhalten, um Datenschutzverletzungen zu unterbinden.
Keine Kündigungsfrist verpassen, Verträg immer griffbereit
Wenn Verträge auf Papier oder in verschiedenen Dateien unorganisiert liegen, geht schnell der Überblick verloren, Fristen werden übersehen, zuständige Personen wissen nicht, wer welchen Vertrag geprüft oder freigegeben hat und wichtige Dokumente können sogar verloren gehen.
Mit dem digitalen Vertragsverwaltungssystem wie DocuWare werden sämtliche Verträge sicher digitalisiert, strukturiert und zentral gespeichert, inklusive Versionierung und kompletter Historie.
Gleichzeitig sorgt das System dafür, dass Kündigungs- und Verlängerungsfristen nicht mehr übersehen werden, weil Erinnerungen rechtzeitig ausgelöst werden.
Ein DMS-System ist für viele Abteilungen im Unternehmen einsetzbar
Ein Dokumentenmanagementsystem bietet in jedem Unternehmensbereich spürbare Vorteile, weil Informationen schneller verfügbar sind, Prozesse reibungsloser ablaufen und Routineaufgaben automatisiert werden. Nahezu jede Abteilung profitiert auf ihre eigene Weise von digitalen, strukturierten und jederzeit abrufbaren Dokumenten.
Für Geschäftsführer
Durch die sofortige Verfügbarkeit von Dokumenten oder Verträgen können Geschäftsführer strategische Entscheidungen schnell treffen. Leistungsdaten wie Bearbeitungsdauer von Rechnungen oder Einhaltung von Skontofristen können gemessen werden.
Für Buchhaltung & Controlling
Automatisierte Rechnungseingangsprozesse reduziert manuelle Arbeiten und stellen die Einhaltung von Skontofristen sicher. Durch die GoBD-konforme Archivierung sind alle relevanten Dokumente für Betriebsprüfungen jederzeit lückenlos und sicher verfügbar.
Für den Vertrieb
Das Team greift mobil und sofort auf alle kundenrelevanten Dokumente wie Verträge, Angebote oder Präsentationen zu. Workflows stellen sicher, dass alle Vertriebsdokumente aktuell sind und Freigabeprozesse für Sonderkonditionen schnell durchlaufen werden.
Für HR
Für Einkauf/Beschaffung
Das DMS sorgt für einen zentralen Überblick über alle Bestellungen, Lieferscheine und Vertragsvereinbarungen. Workflows automatisieren den Angebotsvergleich und die Freigabe von Beschaffungsvorgängen, was die Kostenkontrolle optimiert.
Top-Highlights DMS DocuWare
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Intelligent Indexing / KI-gestützte Erfassung: Die KI liest automatisch alle relevanten Daten (z.B. Rechnungsnummern, Beträge) aus Dokumenten aus, klassifiziert diese und macht manuelles Abtippen überflüssig. Dank ORC-Technologie wird auch handschriftlicher Text erkannt.
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Workflow Automation: Definieren Sie Regeln, nach denen Dokumente automatisch sortiert, verteilt und zur Freigabe an die richtigen Personen gesendet werden. Dies schafft transparente und nachvollziehbare Prozesse.
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Revisionssichere Archivierung: Dokumente werden unveränderbar und verschlüsselt im digitalen Archiv gespeichert. Gleichzeitig sorgt die Volltextsuche dafür, dass jedes Dokument in Sekundenschnelle gefunden wird.
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Nahtlose Integration: DocuWare lässt sich einfach über Schnittstellen (APIs) an Ihre bestehenden ERP-, CRM- oder Buchhaltungssysteme (wie SAP, DATEV) anbinden, um einen konsistenten Datenfluss zu gewährleisten.
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Digitale Formulare: Erstellen Sie webbasierte Formulare (z.B. für Spesen oder Urlaubsanträge) per Drag-and-Drop, die sofort einen Workflow auslösen und die Daten direkt im System speichern.
Darum sollten Sie sich für ein DMS-System entscheiden!
