Zeiterfassung im Minijob? So klappt’s im Alltag mit der Sage HR Suite
Die Arbeitszeiterfassung ist gesetzlich vorgeschrieben – für alle Beschäftigungsarten. Ja, auch für Minijobber und kurzfristig Beschäftigte. Und das ist auch gut so: Sie schützt vor Überstundenchaos, sichert faire Bezahlung und sorgt für Transparenz.
Für Mitarbeitende bedeutet die Arbeitszeiterfassung vor allem Transparenz und Schutz: Sie dokumentiert, wann und wie lange gearbeitet wurde, stellt sicher, dass Pausen und Ruhezeiten eingehalten werden, und hilft dabei, Überstunden korrekt zu erfassen und zu vergüten.
Kurz gesagt: Sie sorgt für Fairness, Nachvollziehbarkeit und rechtliche Absicherung im Arbeitsalltag.
Die Verantwortung für die Arbeitszeiterfassung liegt allerdings beim Arbeitgeber – er muss sicherstellen, dass ein verlässliches System zur Zeiterfassung vorhanden ist und auch genutzt wird:
"Das Bundesarbeitsgericht hat am 13. September 2022 verbindlich entschieden, dass auch in Deutschland die gesamte Arbeitszeit der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer aufzuzeichnen ist. Der Arbeitgeber ist (…) verpflichtet, ein System einzuführen, mit dem die von den Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern geleistete Arbeitszeit erfasst werden kann (BAG - 1 ABR 22/21).
Die Pflicht zur Einführung eines Systems zur Arbeitszeiterfassung beschränkt sich nicht darauf, dass der Arbeitgeber den Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern ein solches System zur freigestellten Nutzung zur Verfügung stellt. Vielmehr ist der Arbeitgeber verpflichtet, von dem System tatsächlich Gebrauch zu machen."
(Quelle: Bundesministerium für Arbeit und Soziales)
Aber: Die Erfassung selbst kann an Mitarbeitende delegiert werden. Das heißt, Mitarbeitende dürfen und sollen ihre Zeiten selbst eintragen – z. B. per App, Terminal oder Formular – sofern der Arbeitgeber die Einhaltung kontrolliert und das System korrekt funktioniert.
Was muss konkret erfasst werden?
- Beginn der täglichen Arbeitszeit
- Ende der täglichen Arbeitszeit
- Dauer der täglichen Arbeitszeit
- Pausenzeiten (sie zählen nicht zur Arbeitszeit, müssen aber erfasst werden).
Die Arbeitszeit muss spätestens innerhalb von 7 Kalendertagen nach der geleisteten Arbeit erfasst werden. Die Erfassung kann elektronisch oder schriftlich erfolgen. In der Praxis empfiehlt sich eine digitale Lösung, wie die Sage HR Suite, um den Aufwand zu minimieren und Rechtssicherheit zu gewährleisten.
Besonders bei variablen Arbeitszeiten und wechselnden Einsatzorten – wie zum Beispiel im Außendienst – eignen sich besonders digitale Lösungen. Sie ermöglichen eine präzise Zeiterfassung jederzeit und von überall aus.
Was kommt auf Arbeitgeber zu, die der Dokumentationspflicht nicht nachkommen?
Wenn ein Unternehmen die Arbeitszeiten von Minijobbern nicht ordentlich dokumentiert, kann das teuer werden. Es drohen Bußgelder von bis zu 30.000 Euro, vor allem wenn der Verdacht besteht, dass dadurch der Mindestlohn umgangen oder Schwarzarbeit ermöglicht wird.
Bei Betriebsprüfungen (z. B. durch den Zoll oder die Rentenversicherung) können Nachzahlungen anfallen – etwa wenn Arbeitszeiten nicht nachgewiesen werden können oder Überstunden nicht dokumentiert sind. Die Arbeitszeitnachweise müssen mindestens 2 Jahre laut § 17 Mindestlohngesetz aufbewahrt werden, allerdings empfiehlt sich eine längere Zeit zur Absicherung.
Wie gelingt die sichere und korrekte Arbeitszeiterfassung?
Wir beraten Sie gerne und unterstützen Sie dabei, eine klare Struktur aufzubauen. Hier können Sie sich einen Überblick über die Software Sage HR Suite verschaffen. Alle Infos erhalten Sie auch telefonisch unter: +49 2246 - 92 02 50.