(E-)Rechnungen neu denken

Die Verpflichtung zur Nutzung der E-Rechnung im B2B-Bereich wurde im Rahmen des Wachstumschancengesetzes verankert, das am 1. Januar 2025 in Kraft getreten ist.

Die verpflichtende E-Rechnung wurde eingeführt, um Geschäftsprozesse zu digitalisieren und zu automatisieren. Rechnungen können dadurch medienbruchfrei und strukturiert verarbeitet werden, was den manuellen Aufwand und Fehlerquellen reduziert. Gleichzeitig sinken Kosten für Papier, Porto und Bearbeitung, während die Abläufe schneller und effizienter werden.

Die E-Rechnung ist ein strukturierter, maschinenlesbarer Datensatz (XML), der automatisiert verarbeitet werden kann. PDF- oder Papierrechnungen gelten nicht als E-Rechnung.

Nein! Eine einfache PDF-Datei (selbst wenn sie per Mail verschickt wird) ist nur ein digitales Abbild einer Papierrechnung.

Im ZUGFeRD-Format ist aber eine PDF für die sichtbaren Rechnungsinformationen enthalten und zusätzlich eingebettete strukturierte XML-Daten im Hintergrund.

• Das XML erfüllt die Norm (EN 16931) und ermöglicht die automatische Verarbeitung

In Deutschland sind Formate wie XRechnung und ZUGFeRD zulässig, sofern sie der EU-Norm EN 16931 entsprechen.

Sie brauchen ein E-Mail-Postfach und eine Software, die das Format (z.B. XRechnung, ZUGFeRD) unterstützt. Das kann für Unternehmen die ERP-Lösung, die Rechnungssoftware oder das Dokumentenmanagement-System sein. Die bekannten Anbieter haben ihre Software mittlerweile für den Empfang der E-Rechnung angepasst.

Einfache E-Rechnungs-Tools können eine gute Lösung für einfaches Lesen, Prüfen, Verarbeiten für kleine Unternehmen oder Selbstständige sein. 

Die Verpflichtung zur Ausstellung von E-Rechnungen im B2B-Bereich ist erst ab dem 1.1.2028 Pflicht. Es ist jedoch empfehlenswert, sich bereits jetzt auf die Nutzung von E-Rechnungen im B2B-Geschäft vorzubereiten, da immer mehr Geschäftspartner auf diese Form der Rechnungsstellung umstellen.

To do's:

• Zunächst benötigen Sie eine geeignete Software, beispielsweise eine Rechnungs- oder Buchhaltungssoftware, die elektronische Rechnungen im vorgeschriebenen Format (z. B. XRechnung oder ZUGFeRD) erstellen kann.
• Der Versand der E-Rechnung erfolgt per E-Mail, häufig direkt aus der Software heraus. Alternativ können spezielle Plattformen oder Übertragungswege wie Peppol genutzt werden.

E-Rechnungen müssen in Deutschland elektronisch und revisionssicher aufbewahrt werden. Dabei gelten folgende wichtige Regeln:

• Die Rechnung ist im ursprünglichen, strukturierten elektronischen Format aufzubewahren (z. B. als XML oder XRechnung).
• Die Aufbewahrungsfrist beträgt i.d.R. 10 Jahre.
• Die E-Rechnung muss während dieser Zeit maschinell lesbar und jederzeit verfügbar sein.
• Ein Ausdruck auf Papier und die Ablage in Papierform reicht nicht aus.
• Die Archivierung muss den Grundsätzen der ordnungsmäßigen Buchführung (GoBD) entsprechen, somit müssen Unveränderbarkeit und Datenzugriff gewährleistet sein.
• Die Aufbewahrung kann lokal auf eigenem Server oder in der Cloud erfolgen, der Serverstandort sollte in der EU sein und dem Finanzamt gemeldet werden, falls es außerhalb Deutschlands ist.