Effizienter arbeiten mit DocuWare: IDP in der Praxis
Ohne eine Dokumentenbasis würden die meisten Geschäftsprozesse wohl nicht mehr richtig funktionieren. Trotzdem bremsen sie häufig Arbeitsabläufe aus. Zu viele Mitarbeitende verbringen immer noch unzählige Stunden damit, Informationen zu sortieren, einzugeben und weiterzuleiten. Genau hier kommt Intelligent Document Processing (IDP) ins Spiel:
Lästiger Papierkram wird in sortierte, durchsuchbare und sofort nutzbare Daten umgewandelt. Das steigert nicht nur die Effizienz sondern sorgt auch für mehr Genauigkeit.
Was ist IDP und welche Vorteile gibt es?
Intelligent Document Processing (IDP) ist die ideale Ergänzung für DocuWare, um Automatisierung über das gewohnte Speichern und Steuern von Dokumenten hinaus zu ermöglichen. Moderne KI-Funktionen wie Datenerfassung, Dokumentenklassifizierung, Aufteilung und Handschriftenerkennung durch IDP lassen lästige Routineaufgaben hinter sich und sorgt im selben Zuge für präzise Daten.
Die Zeitersparnis ist enorm: Prozesse, die früher Stunden dauerten, erledigen sich in Minuten.
Rechtlich abgesichert: Compliance ist sofort gewährleistet.
Genauere Daten sorgen langfristig für weniger Fehler und schnellere Prozesse.
Wie kann IDP in verschiedenen Abteilungen eingesetzt werden?
IDP im Finanzwesen & Accounting
Im Finanzbereich fallen täglich große Mengen an Belegen an. IDP automatisiert diese Abläufe, indem Dokumente selbstständig erkannt, zugeordnet und relevante Daten extrahiert werden. Dadurch sinkt der manuelle Erfassungsaufwand erheblich und die Bearbeitung läuft schneller sowie präziser ab.
Beispielhafte Einsatzszenarien:
- Automatisierte Rechnungsbearbeitung
Eingehende Rechnungen werden digital erfasst, wichtige Angaben wie Rechnungsbetrag, Datum oder Bankverbindung ausgelesen und direkt ins Buchhaltungssystem übertragen. - Verwaltung wiederkehrender Abrechnungen
Verlängerungsformulare oder Zahlungsänderungen werden automatisch erkannt, geprüft und weiterverarbeitet, was die Durchlaufzeiten verkürzt und den Zahlungsfluss stabilisiert.
IDP in der Qualitätssicherung
Qualitätsabteilungen arbeiten mit Prüfprotokollen, Kontrolllisten und Nachweisdokumenten. IDP digitalisiert und strukturiert diese Unterlagen automatisch, indem es Inhalte erkennt, klassifiziert und relevante Kennzahlen extrahiert.
Typische Anwendungen:
- Digitale Verarbeitung von Prüfberichten
Messwerte, Prüfergebnisse oder Kontrolldaten werden automatisch ausgelesen und ins Qualitätsmanagementsystem übertragen. - Erfassung von Compliance-Nachweisen
Auditdaten, Prüftermine oder Prüfkriterien werden strukturiert erfasst und direkt in bestehende Überwachungssysteme integriert.
IDP im Personalbereich
HR-Abteilungen verwalten zahlreiche mitarbeiterbezogene Dokumente. IDP unterstützt hier, indem es Dokumente erkennt, Inhalte extrahiert und automatisch den passenden digitalen Akten zuordnet.
Praxisbeispiele:
- Digitales Onboarding
Arbeitsverträge, Steuerformulare oder Ausweisdokumente werden automatisch verarbeitet, relevante Personaldaten ausgelesen und direkt in die Personalakte übertragen. - Verarbeitung von Beurteilungsunterlagen
Leistungsbewertungen werden digital erfasst, zentrale Inhalte extrahiert und in HR-Systeme integriert.
Das Ergebnis sind schnellere Verwaltungsprozesse, weniger Papieraufwand und eine zuverlässige Pflege von Mitarbeiterdaten.
Unser Tipp:
IDP im Vertrags- und Rechtsmanagement
Juristische Abteilungen verwalten große Mengen an Verträgen und rechtlichen Dokumenten. IDP erleichtert diese Arbeit, indem Inhalte automatisch identifiziert, relevante Klauseln erkannt und Dokumente strukturiert abgelegt werden.
Beispiele aus der Praxis:
- Automatisierte Vertragsauswertung
Vertragsbestandteile wie Fristen, Bedingungen oder spezielle Vereinbarungen werden ausgelesen und in juristische Verwaltungssysteme übernommen. - Unterstützung bei Audits
Dokumente werden automatisch sortiert und kategorisiert, sodass alle benötigten Unterlagen schnell auffindbar sind.
Das Resultat: Weniger manueller Prüfaufwand, bessere Übersicht über Vertragsinhalte und eine höhere Sicherheit bei Compliance-Anforderungen.
IDP im Vertrieb
Vertriebsteams arbeiten mit Angeboten, Aufträgen und Kundenverträgen. IDP reduziert hier die manuelle Dateneingabe, indem Dokumente automatisch erkannt und Informationen direkt ins CRM übernommen werden.
Typische Einsatzfelder:
- Automatisierte Auftragserfassung
Bestellungen werden ausgelesen, Auftragsdaten extrahiert und direkt im Vertriebssystem hinterlegt. - Digitale Vertragsverwaltung
Vertragsinhalte werden analysiert, Fristen überwacht und Kundendaten aktuell gehalten.
Das ermöglicht schnellere Bearbeitung, eine geringere Fehlerquote und einen beschleunigter Verkaufsprozess.
IDP im Einkauf
Im Einkauf fallen zahlreiche Bestell- und Rechnungsdokumente an. IDP automatisiert deren Verarbeitung, indem es Dokumente erkennt, Daten extrahiert und direkt in Beschaffungssysteme überträgt.
Konkrete Anwendungsfälle:
- Digitale Bestellabwicklung
Bestellinformationen wie Lieferant, Beträge oder Bestellnummern werden automatisch übernommen. - Verarbeitung von Lieferantenrechnungen
Rechnungsdaten werden extrahiert und ohne manuelle Eingabe in das Kreditorensystem integriert.
Fehler werden dadurch minimiert und die gesparte Arbeitszeit kann für Anderes genutzt werden.
Wir beraten Sie gerne!
Falls Sie weitere Fragen haben oder mehr über DocuWare erfahren möchten, vereinbaren Sie gerne einen ersten Online-Termin mit uns oder schreiben Sie uns eine Mail an E-Mail: