Rechnungsersetzende Gutschrift: Neue Funktion in Sage 9.0.9 vereinfacht Abrechnungsprozess

Mit dem Update auf Version 9.0.9 erweitert Sage sein ERP-System um eine praxisnahe Funktion: die rechnungsersetzende Gutschrift. In diesem Artikel zeigen wir, was hinter der Funktion steckt, wann ihr Einsatz sinnvoll ist und wie sie in der Praxis funktioniert.

Der klassische Ablauf in einem Geschäft beginnt mit der Angebotserstellung. Nach Annahme des Angebots folgt die Auftragsbestätigung, anschließend der Lieferschein und abschließend die Rechnungsstellung.

Der Lieferant (Leistungserbringer) hat alle diese Prozesse unter Kontrolle und erstellt selbst die nötigen Dokumente und sendet diese dem Käufer (Leistungsempfänger).

Neu in Sage Version 9.0.9 das Gutschriftsverfahren

Der Kunde (Leistungsempfänger) kann mit der neuen Version 9.0.9 eine „Rechnungsersetzende Gutschrift“ direkt an den Lieferanten (Leistungserbringer) stellen. Das heißt der Lieferant stellt nicht mehr die Rechnung! Sie liefern die Ware, der Kunde prüft und senden ihnen die „Rechnungsersetzende Gutschrift“. Diese ersetzt die klassische Rechnung und dient als Abrechnungsdokument!

Achtung: Beide Parteien sollten sich vorab auf das Verfahren schriftlich einigen! Die Gutschrift muss die gleichen Angaben erhalten wie in einer Rechnung:

• Steuernummer
• Leistungsdatum
• Anschrift beider Parteien
• Leistungsbeschreibung
• Produkte
• Nettobetrag
• Umsatzsteuerbetrag
• Bruttobetrag

Vorteile des Gutschriftverfahrens

• Zeitersparnis: Da der Leistungsempfänger die Gutschrift erstellt, entfällt die Rechnungsprüfung durch den Leistungserbringer.
• Korrektheit der Daten des Kunden
• Klarheit und Transparenz: Alle relevanten Informationen sind in der Gutschrift enthalten, was die Nachverfolgbarkeit erleichtert.

Praxisbeispiel: Obsthandel

Ein Großhändler erhält regelmäßig Lieferungen von Obstbauern, deren Mengen und Qualitäten vor Ort gewogen und bewertet werden – da nur der Großhändler die genauen Abrechnungsdaten kennt, erstellt er eine rechnungsersetzende Gutschrift und zahlt dem Lieferanten den entsprechenden Betrag automatisch aus.

Praxisbeispiel: Schrottverkauf 

Ein typisches Beispiel für die Nutzung der neuen Funktion in Sage ist die Abrechnung von Schrottverkäufen nach dem Reverse-Charge-Verfahren (§ 13b UStG). In der Praxis läuft dies häufig so ab: Ein Unternehmen verkauft Altmetall an einen Schrotthändler, der die Gutschrift im Namen des Unternehmens erstellt – also eine rechnungsersetzende Gutschrift.

Dank der neuen Funktion in Sage 9.0.9 lässt sich dieser Vorgang nun deutlich einfacher abbilden. Die Gutschrift wird wie gewohnt im System erfasst, dabei kann z. B. das Erlöskonto 8521 "Schrotterlöse §13b" (SKR03) verwendet werden, wobei der Umsatzsteuerschlüssel 0 (0 %) hinterlegt wird. Der Buchungssatz lautet also: Kreditor (Schrotthändler) im Soll, Konto 8521 im Haben.

Die Neuerung erleichtert nicht nur die buchhalterische Abwicklung, sondern sorgt auch für mehr Rechtssicherheit: Die Umsatzsteuer wird korrekt als Reverse-Charge-Umsatz ausgewiesen (Kennziffer 60 in der USt-Voranmeldung), während der Schrotthändler als Leistungsempfänger die Steuer schuldet.

Praxisbeispiel: Provision

Sie verkaufen Waren, für die ein Handelsvertreter eine Provision erhält.

Da ihm möglicherweise der erzielte Umsatz mit den provisionsfähigen Artikeln nicht bekannt ist, erhält er am Monatsende eine Provisionsabrechnung als Nachweis sowie eine rechnungsersetzende Gutschrift mit allen steuerlich erforderlichen Angaben.

Der Beleg, welchen Sie erstellen, wird im Rechnungswesen wie eine Eingangsrechnung behandelt und im Zahlungsverkehr zur Zahlung vorgeschlagen.

Diese und weitere Funktionen zeigt Ihnen unser Referent Marc Seyvert im kostenfreien Neuerungenwebinar zu Sage 100 Version 9.0.9 live.

Jetzt anmelden: 08.07.2025 um 10:00 Uhr.