Effizienter durch Automatisierung mit der Sage HR Suite Plus

Buderus ist seit jeher ein großer Name im Bereich Maschinenbau. 1989 ging aus eben dieser Buderus AG die Buderus Schleiftechnik GmbH hervor, welche heute Maschinen- und Automationslösungen rund um das industrielle Schleifen bietet. Dabei fokussieren sie stark auf die Automobilindustrie und deren Zulieferer.

Das Unternehmen ist seit 2015 Sage Kunde. Zum 1. Januar 2019 wurde vom Sage Lohn XL auf das strategische Produkt, die Sage HR Suite Plus, gewechselt und die Sage HR Personalabrechnung eingeführt. Vorausgegangen waren vier Monate Implementierungszeit und zwei Monate Parallelabrechnung. On top kommt nun auch das Sage HR Zeitmanagement hinzu. Marcel Geiger, HR-Manager von Buderus Schleiftechnik, über das Upgrade auf die Sage HR Suite Plus: „Oberstes Ziel war es, den Grad der Automatisierung von Teilprozessen in der Personalabrechnung zu erhöhen und damit den Zeitaufwand für eine Abrechnung zu verkürzen. Manuelle Prozesse sollten optimiert werden.“ Schon bei der einmaligen Konzeption bei der Gesamtprozessplanung wurde die Einführung des Zusatzmoduls Sage HR Zeitmanagement berücksichtigt. Marcel Geiger: „Bei der Personalabrechnung in Verbindung mit dem Zeitmanagement haben sich uns ganz andere Möglichkeiten angeboten. Diese Vorteile wollten wir gleich nutzen. Die Kommunikation unter den Systemen ist effizienter, denn Schnittstellen und redundante Informationshaltung fallen durch die Nutzung ein und derselben Datenbank weg. Stammdaten müssen jetzt nur einmal gepflegt werden.“

Wie waren die Auswirkungen durch die Umsetzung des Projekts?

Zunächst wurden die Personalstammdaten vom alten System migriert. Lohnarten inklusive einer neuen Lohnartenstruktur wurden komplett neu aufgebaut, um die im Laufe der Jahre gewachsenen Stammdaten gleich mit zu bereinigen. Eine jetzt verbesserte Lohnartensteuerung, eine aktualisierte Struktur in der betrieblichen Altersversorgung und das feste Hinterlegen von Jahreszahlungen sparen ganz konkret Arbeitszeit. Auch die im alten System manuell berechneten Überstun-den und Zuschläge sollen jetzt mit dem Zeitmanagement komplett automatisch kalkuliert werden. Marcel Geiger: „Dies alles führt zu einer zusätzlichen Arbeitszeitersparnis im Bereich der Lohnabrechnung von bis zu zwei halben Arbeitstagen, jeden Monat.”

Der individuelle Anpassungsaufwand der Sage HR Suite Plus war in Summe gering, denn die standardmäßig angebotenen Abrechnungsprozesse konnten größtenteils übernommen werden. Auch bei der SV-Meldung spart das Unternehmen nun Zeit, denn es wurden vier Arbeitsschritte zu einem zusammengefasst. Das gesamte Meldewesen läuft über einen komfortablen Onlineservice. Meldungen können jetzt automatisch versendet werden, auch wenn die Übertragung beim ersten Versuch stockte. Ein manueller Neuversand ist nicht mehr nötig.

“Alles in allem ist die Handhabung sinnvoller, intuitiver und für den Anwender besser struk- turiert. Mit dem zeitgemäßen Design macht das Arbeiten mit der Sage HR Suite Plus heute richtig Spaß.“
Perspektivisch sieht der HR-Manager weitere Möglichkeiten der Sage HR Suite Plus für das Unternehmen. Der Vorteil für die wichtigste Ressource – die Mitarbeiter – liegt dabei auf der Hand: Über das Mitarbeiterportal könnten den Mitarbeitern ihre erfassten Arbeitszei- ten online zur Verfügung gestellt werden. Derzeit gibt es bei Buderus Schleiftechnik einen Monat Zeitversatz und eine Offline-Lösung. Die Arbeitsabläufe würden im Falle von Erfassungsfehlern und -korrekturen deutlich verkürzt, denn die Mitarbeiter könnten sich bei Fehlern sofort um Klärung bemühen. Auch die Urlaubsgenehmigungsprozesse könnten in Zukunft digitalisiert werden. Nach Genehmigung durch die Vorgesetzten würden alle Anträge direkt in das Zeitmanagement laufen können. Die derzeitige Zettelwirtschaft könnte damit ein Ende haben.

Wie zufrieden ist der Kunde mit dem gesamten Projekt?

Abschließend fasst Marcel Geiger zusammen: „Das, was wir wollten, konnten wir alles umsetzen. Außerdem wurden wir bei Einführung und Projektierung vor Ort gut von der System AG betreut, uns stand immer ein direkter Ansprechpartner zur Verfügung. Und für Fragen im operative Tagesgeschäft nutzen wir die System AG-Hotline. Auch hier finden die Ansprechpartner immer innerhalb kürzester Zeit eine Lösung für unser Problem. Das läuft reibungslos.“

Der Wechsel von Lohn XL hat sich definitv gelohnt und wir sind zufrieden mit der Ein-führung der Sage HR Suite Plus. Mehrere Altsysteme wurden in einer Lösung zusammengefasst. Damit ist für die nächsten Jahre jetzt die IT-Prozesssicherheit gegeben.