Blog #5 | Februar 2026
Marina | Auszubildende Kauffrau für Büromanagement | Lohmar
Mein Name ist Marina, ich bin in der Ausbildung bei der System AG zur Kauffrau für Büromanagement und im zweiten Lehrjahr. In diesem Artikel nehme euch in meinen Aufgaben- und Tätigkeitsbereichen mit.
Über meinen Alltag im Unternehmen:
Am Anfang meiner Ausbildung durfte ich mich an die Warenwirtschaft bei der Sage 100 herantasten, indem ich die Kunden angerufen und eine Datenvalidierung eingeholt habe. Da ich vorher keine Berührungspunkte mit der Sage hatte, konnte ich die Sage und den Umgang damit erfolgreich kennenlernen. Nun vergeht kein Tag, indem ich ohne die Sage bzw. mit den Modulen Warenwirtschaft und Rechnungswesen arbeite.
Telefonzentrale/Ticketsystem
In der Telefonzentrale nehme ich Kundenanrufe entgegen und fungiere für den Kunden als zentrale und neutrale Ansprechpartnerin. Der Ablauf ist einfach: Der Kunde ruft meist mit einem Anliegen, oder einer Frage an oder benötigt in den meisten Fällen Unterstützung bei einer wichtigen Thematik. Ich notiere mir die Daten und leite sie an den entsprechenden Kollegen weiter oder erstelle ein Ticket in der Sage. Dieses wandert weiter in die passende Hotline, wo unsere qualifizierten Kollegen den Kunden bei den Themen unterstützen. Täglich sammeln sich somit viele Tickets. Diese werden anschließend von mir überprüft und abgerechnet.
Thema: Dokumentenmanagement-System
Ich arbeite täglich mit DocuWare. DocuWare ist ein Dokumentenmanagement-System, auch DMS-System genannt, und war mir vor meiner Ausbildungszeit auch unbekannt. Da das DMS-System eine zentrale Rolle spielt, erläutere ich euch nun kurz, was für Möglichkeiten und Funktionen DocuWare bietet. Es ermöglicht, alle relevanten Unterlagen, wie Rechnungen, Lieferscheine etc. an einem Ort abzulegen. Die besonderen Vorteile eines solchen Systems sind die schnelle Auffindbarkeit der Rechnung aufgrund der Suchfunktion, sowie Filteroptionen. Doppelabrechnungen werden vermieden, da das System prüft, ob Duplikate vorhanden sind. Wichtig ist die Funktion der Zugriffskontrolle, somit werden nur relevante Dokumente sichtbar und sensible Informationen geschützt. Zudem kann nachvollzogen werden, wann und von wem bestimmte Belege gebucht worden sind.
Allgemein trägt DocuWare dazu bei, dass Fehler vermieden werden und wir einen schnellen Überblick über unsere Belege erhalten.
