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1. Dokumente erfassen aus verschiedenen Quellen
Egal ob E-Mails, Verträge, Angebote, Rechnungen oder beliebige andere Dokumente – starten sie zuerst mit der Erfassung.
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2. Indexieren und berechtigen
Indexieren Sie Ihre Dokumente für eine unkomplizierte Rückverfolgung und einfaches Abrufen. Durch Festlegung intelligenter Regeln für Zugriffsrechte gewährleisten Sie den Zugriff für vertrauliche Dokumente.
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3. Verteilen und Zusammenarbeit
Alle Dokumente können nun in den verschiedenen Abteilungen nach festgelegten Workflows bearbeitet werden.
Eingangsrechnungsverarbeitung leicht gemacht
Überzeugen Sie sich selbst. Mit unserer Produkt-Tour können Sie gleich drei Szenarien ausprobieren, kostenlos und ohne Anmeldung.
Fortschrittliches Finanzsystem fürs Unternehmen etablieren
DocuWare bietet innovative Lösungen für das Dokumenten-Management und die Automatisierung von Workflows im Rechnungswesen:
- Automatisierte Erfassung und Abgleich von Rechnungen, anpassbare Genehmigungsworkflows, ERP-Integration
- Beschleunigung der Rechnungsstellung, schnelles Beantworten von Kundenanfragen, transparente Zahlungsbedingungen
- Vollständige Dokumentation für Audits, sichere Archivierung, schneller Zugriff auf Belege, Dokumentation von Bearbeitungsschritten
- Intelligente Indexierung und Verteilung von Dokumenten
- Automatisierung von Prozessen, Verbindung von Dokumenten, Aufgaben und Personen
- Eliminierung manueller, papiergebundener Abläufe, Einsparungen bei Druck- und Archivierungskosten
- Compliance-Anforderungen werden erfüllt, den Belege werden sicher archiviert und Geschäftsvorgänge lassen sich problemlos nachvollziehen.
DocuWare im Vertrieb & Marketing einsetzen
DocuWare richtet sich an Vertriebs- und Marketingteams und bietet folgende Schlüsselfunktionen:
- Zentraler, organisierter Zugriff auf Kundendaten von überall
- Verwaltung verschiedener Vertragsversionen mit Erinnerungen für Erneuerungen
- Native Integration in Outlook und andere E-Mail-Clients
- Zentrale Organisation und Bereitstellung von Marketinginhalten
- Cloud-basierte Dokumentenverwaltung ohne Fixkosten
- Papierlose Prozesse für effizienteres Dokumentenmanagement
- Umfassende Datensicherheit zum Schutz vor Rechtsstreitigkeiten und Datenverlust
- Unterstützung von Telearbeit durch Verbindung von Teams über Distanzen hinweg
Mitarbeiterunterlagen nur einen Klick entfernt
- Zentrales Archiv für alle Mitarbeiterunterlagen
- Digitale Transformation papierbasierter Dokumente
- 100% sichere Datenaufbewahrung mit Zugriffsberechtigungen und Verschlüsselung
- Stärkung von Self-Service-Funktionen für HR und Mitarbeiter
- Automatisierung von Routineaufgaben und manuellen Dateneingaben
DSGVO-konformes Dokumentenmanagement
Dokumentenbasierte Prozesse mit dem Dokumentenmanagement nach Vorgabe der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und einhaltung der Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoBD).
- Daten finden und Zugriffsrechte verwalten
- Daten exportieren, korrigieren und löschen
- Daten schützen und ihre weitere Verarbeitung unterbinden
- Schnelle Möglichkeit der Datenauskunft im Bedarfsfall
- GoBD-konforme Arbeitsweise
- Revisionssichere Archivierung
- Vollständige Verfahrensdokumentation
Mehr Effizienz von unterwegs und im Homeoffice
DocuWare ermöglicht es mobilen und verteilten Teams, effizient zu arbeiten von fast überall und mit nahezu jedem Endgerät:
- Zugriff auf archivierte Kundendaten unterwegs oder bei Kundenmeetings
- Einfacher Abruf von wichtigen Dokumenten für Manager auf Reisen
- Sofortiger Zugang zu Dokumenten und Workflows im Homeoffice
- Nahtloser Informationsfluss zwischen Teams an verschiedenen Standorten
- Überwindung von Zeitzonen und Reisehürden für kontinuierliche Erreichbarkeit
- Konnektivität auf beliebigen Geräten weltweit
- Synchronisierte Teamproduktivität durch Cloud-Lösungen
Einkaufsprozesse optimieren
DocuWare ermöglicht eine effiziente Organisation, Speicherung und Suche nach Einkaufsdokumenten wie Lieferantenverträgen, Bestellungen, Rechnungen, Lieferscheinen und Korrespondenzen.
- Durch die Möglichkeit zur gemeinsamen Bearbeitung von Dokumenten können verschiedene Abteilungen, insbesondere Einkaufsteams und Lieferanten, produktiv zusammenarbeiten.
- Schneller Zugriff auf wichtige Informationen beschleunigt Arbeitsprozesse.
- Revisionssichere Archivierungsfunktion
- Die komfortablen Suchfunktionen sind besonders wichtig um auf Anfragen reagieren zu können
- Compliance und Risikomanagement: Es wird sicherstellt, dass alle Einkaufsaktivitäten dokumentiert und nachverfolgt werden können.
Verträge sicher verwalten
Verträge enthalten wichtige und sensible Daten Ihres Unternehmens. Verträge werden von Mitarbeitern aus verschiedenen Unternehmensbereichen bearbeitet und abgelegt. Mit einer digitalen Vertragsverwaltung können Sie Fehler vermeiden, Zeit sparen und Ressourcen bündeln.
Durch den Einsatz von DocuWare im Bereich Vertragswesen
- Verhindern Sie Zusatzkosten durch sich automatisch verlängerte Verträge
- können nicht mehrere Versionen eines Vertrags im Umlauf gelangen
- können Sie immer vollständige Informationen über Verträge inklusiver zusätzlicher Unterlagen z.B. Korrespondenz abrufen
- werden Sie steigenden Compliance-Anforderungen eingehalt
- sorgen Sie dafür das Ihre Verträge durch ein umfassendes Zugriffsrechtesystem geschützt sind
