E-Rechnungsformate sind die XRechnung und das ZUGFeRD-Format.

Die XRechnung ist ein standardisiertes XML-Datenformat für elektronische Rechnungen, das speziell für den Austausch mit öffentlichen Auftraggebern (B2G) in Deutschland konzipiert wurde. Sie kann ausschließlich von Maschinen gelesen werden.

ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein Datenformat für elektronische Rechnungen. Im Gegensatz zur XRechnung ermöglicht es den Austausch von Rechnungen im PDF-Format, die zusätzlich strukturierte maschinenlesbare Daten im XML-Format enthalten und somit von Maschinen als auch von Menschen gelesen werden kann.

DocuWare kann beide Formate bereits empfangen und arbeitet an einer Versand-Funktion!

Eine PDF-Datei z. B. als E-Mail-Anhang gilt nicht als E-Rechnung im Sinne der gesetzlichen Anforderungen. E-Rechnungen müssen strukturierte, maschinenlesbare Daten enthalten, die eine automatische Verarbeitung ermöglichen.

Bereits seit 2025 müssen alle inländischen Unternehmen in der Lage sein, elektronische Rechnungen von anderen inländischen Unternehmen nach den aktuellen Vorgaben empfangen zu können. Für den Versand gelten bis 2027 noch Übergangsfristen.

Ausnahmen von der Pflicht sind nur Kleinbetragsrechnungen (bis 250 Euro) und Fahrausweise.

Der Empfang der E-Rechnung ist seit 2025 Pflicht. Beim Versand wird es ab 2027 richtig ernst.

E-Rechnung-Empfang

E-Rechnung (XRechnung und/oder ZUGFeRD-format): Empfangspflicht ab 1. 1. 2025

Papierrechnung: zulässig bis Ende 2026, ab 2027 nur zulässig, wenn eigener Gesamtumsatz mit Kreditor < 800T€ im Vorjahr, ab 2028 unzulässig

Andere elektronische Rechnungsformate (z.B. PDF-Rechnung per Mail): nur mit Zustimmung zulässig bis Ende 2026, ab 2027 nur zulässig, wenn eigener Gesamtumsatz mit Kreditor < 800T€ im Vorjahr, ab 2028 unzulässig

E-Rechnunsversand

E-Rechnung ( XRechnung und/oder ZUGFeRD-format): Ab 1.1.2025 zulässig, ab 2027 verpflichtend

Papierrechnung: zulässig bis Ende 2026, ab 2027 nur zulässig, wenn eigener Gesamtumsatz mit Debitor  < 800T€ im Vorjahr, ab 2028 unzulässig

Andere elektronische Rechnungsformate (z.B. PDF-Rechnung per Mail): nur mit Zustimmung zulässig bis Ende 2026, , ab 2027 nur zulässig, wenn eigener Gesamtumsatz mit Kreditor < 800T€ im Vorjahr, ab 2028 unzulässig

Schon seit Jahren gehört bei DocuWare die Verarbeitung von XRechnung und ZUGFeRD zum Standard. DocuWare unterstützt Sie also bei der Umsetzung aller neuer rechtlicher Vorgaben.