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­• E-RECHNUNGSPFLICHT AB 01.01.2025

E-Rechnung: Und Schluss mit manuellem Rechnungs­aufwand

Rechnungsprozesse automatisieren mit dem Dokumentenmanagementsystem DocuWare

Mit DocuWare sind Sie in wenigen Wochen gesetzeskonform und automatisieren dabei gleich Ihren gesamten Rechnungsprozess.
DocuWare erweitert ihre bestehenden Systeme, kein langer Rollout.

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  • Automatisierte Rechnungsprozesse
  • ZUGFeRD | XRechnung | Peppol
  • GoBD-konformes Archiv
Warum Sie jetzt handeln müssen

Schon seit dem 01.01.2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Beim Versand der E-Rechnung sind aktuell noch Übergangsfristen vom Gesetzgeber vorgesehen, aber schon 2027 müssen Unternehmen mit einem Umsatz >800.000 € Ausgangsrechnungen im XML- oder ZUGFerd-Format (E-Rechnung) versenden.

Es gelt folgende Fristen
  • 2025: Empfangspflicht für alle
  • 2027: Versandpflicht für Unternehmen >800.000 € Umsatz
  • 2028: Versandpflicht für alle
Mehr Infos in unserem FAQ
SO FUNKTIONIERT ES

Wie empfange ich die E-Rechnung mit DocuWare?

Zwei der gänigsten Szenarien: DocuWare deckt sowohl den klassischen B2B-Prozess als auch den Peppol-basierten Prozess ab.

Eingang per E-Mail

Aktuell kommen innerhalb Deutschlands die meisten E-Rechnungen im XML- oder ZUGFeRD-Format – als E-Mail Anhang – in Ihrem Mail-Programm an. DocuWare erkennt beide Formate problemlos.

Achtung eine angehangende PDF ist kein E-Rechnung!

Der DocuWare Rechnungseingangsprozess könnte dann beispielsweise so abgebildet werden:

Icon E-Mail triff ein

E-Mail trifft ein

Ein Lieferant sendet die Rechnung als ZUGFeRD-PDF oder XRechnung-XML per E-Mail. DocuWare überwacht das Postfach automatisch.
Icon File Ordner

Automatische Erkennung & Postkorb

DocuWare liest Rechnungsdaten automatisch aus – Lieferant, Betrag, Fälligkeit – und legt die Rechnung im digitalen Postkorb ab.
Icon Workflow

Freigabe-Workflow

Die zuständige Person erhält automatisch eine Prüfaufgabe – per E-Mail oder in DocuWare. Mehrere Stufen und Vertretungsregelungen sind konfigurierbar.
Icon Buchungssystem

Übergabe an das Buchhaltungssystem

Nach der Freigabe übergibt DocuWare die Rechnung samt Daten an Ihr Buchhaltungssystemund und archiviert sie gleichzeitig GoBD-konform.

Eingang über Peppol-Netzwerk

Ursprünglich wurde Peppol zur elektronischen Abrechnung und Auftragsvergabe bei Behörden (B2G) eingesetzt. Mittlerweile erobert das Netzwerk den B2B-Bereich. Mit dem DocuWare E‑Invoicing Service nehmen Sie am international etablierten Peppol‑Netzwerk teil. Die DocuWare E-Invoicing Zusatzlizenz können Sie aktuell mit der DocuWare Cloud nutzen.

Der DocuWare Rechnungseingangsprozess  mit E-Invoicing Service könnte dann beispielsweise so abgebildet werden:

Icon E-Invoicing

Eingang über E-Invoicing Service

Rechnungsteller senden XRechnungen über das Peppol-Netzwerk. DocuWare nimmt die Rechnung über den E-Invoicing Service automatisch entgegen.

Icon Validierung

Validierung & Konvertierung

Der E-Invoicing Service prüft die Rechnung auf Konformität und konvertiert das Format bei Bedarf automatisch, alle Peppol-Teilnehmer sind verifiziert.
Icon Workflow

Freigabe-Workflow

Identischer Workflow wie im B2B-Prozess – die zuständige Person prüft und gibt frei, Statusmeldungen fließen automatisch zurück ans Peppol-Netzwerk.
Icon Buchhaltung und Steuern

Buchhaltung & E-Reporting

Übergabe ans Buchhaltungssystem, GoBD-konforme Archivierung plus automatisches E-Reporting der Rechnungsdaten an die Steuerbehörde, wo gesetzlich gefordert.
E-RECHNUNG VERSENDEN

Was brauchen ich, um E-Rechnungen versenden zu können?

Drei Bausteine müssen zusammenspielen, erst dann ist der Versand vollständig und rechtskonform.

1. Ein System, das E-Rechnungen erstellt

Ihr ERP- oder Buchhaltungssystem muss ZUGFeRD oder XRechnung erzeugen können. Sage 100 und Haufe X360 unterstützen beide Formate nativ. Viele andere Systeme ebenfalls, prüfen Sie Ihre aktuelle Version.

2. Ein Weg zur Übermittlung

B2B: Versand per E-Mail mit der E-Rechnung als Anhang ist zulässig. B2G: Rechnungen an öffentliche Auftraggeber müssen über das Peppol-Netzwerk oder ein zugelassenes Eingangsportal übermittelt werden, dafür wird der DocuWare E-Invoicing Service benötigt.

3. GoBD-konformes Archiv

Alle versendeten E-Rechnungen müssen 10 Jahre revisionssicher und unveränderbar archiviert werden. DocuWare übernimmt diese Archivierung automatisch – direkt beim Versand, ohne manuellen Aufwand.

„Die E-Rechnungspflicht hat uns den Anstoß gegeben, aber der eigentliche Gewinn war die komplette Automatisierung danach."

Finanzbuchhalterin, Maschinenbauunternehmen, 80 Mitarbeiter

WEBINAR
Rechnungseingangs­prozesse plus E-Rechnung
mit dem DMS automatisieren

Seit dem 01.01.2025 sind Unternehmen gesetzlich verpflichtet, E-Rechnungen empfangen zu können. Wer jetzt noch nicht gerüstet ist, riskiert Verzögerungen im Rechnungseingang und Probleme bei der Compliance. In unserem kostenlosen Webinar zeigen wir Ihnen live, wie Sie die Pflicht schnell und unkompliziert mit DocuWare erfüllen und Ihren gesamten Rechnungsprozess gleich mit automatisieren.

Kostenfrei | online | unverbindlich

Dokumentenmanagement

Webinar: E-Rechnung und Rechnungsverarbeitung mit dem Dokumentenmanagementsystem

kostenfrei Online
  • 08. Juli 2026, 14:00 - 14:45
  • 23. September 2026, 10:00 - 10:45
  • 04. November 2026, 10:00 - 10:45
  • 09. Dezember 2026, 10:00 - 10:45
Zur Anmeldung
FAQ - Häufige Fragen

Was Unternehmen uns fragen

Ab wann gilt die E-Rechnungspflicht?

Seit dem 01.01.2025 müssen alle inländischen B2B-Umsätze E-Rechnungen empfangen können. Für den Versand gelten Übergangsfristen bis 2027 je nach Umsatzgröße des Unternehmens.

Muss ich mein bestehendes System ersetzen?

Nicht unbedingt. DocuWare ergänzt Ihr vorhandenes System egal ob Buchhaltungssoftware, ERP oder E-Mail. Es gibt keinen Datenverlust und keinen Systemwechsel.

Welche DSGVO-Anforderungen gelten für die digitale Personalakte?

Die digitale Personalakte unterliegt als Sammlung personenbezogener Daten vollumfänglich der DSGVO. Unternehmen müssen folgende Grundsätze aus Art. 5 DSGVO einhalten.

Wie lange dauert die Einführung?

Wer Ihnen pauschale Zeitversprechen gibt, sollte Sie skeptisch machen denn eine seriöse Einführung hängt immer vom Umfang der Arbeitsplätze, der bestehenden IT-Infrastruktur und der Vorbereitung auf beiden Seiten ab. Was wir Ihnen versprechen können: Bei guter Planung und klaren Zuständigkeiten ist DocuWare sehr schnell einsatzbereit. Wir planen realistisch, kommunizieren transparent und begleiten Sie von der ersten Analyse bis zum produktiven Betrieb.

Was kostet DocuWare für E-Rechnung?

Der Empfang von E-Rechnungen ist in DocuWare bereits inklusive, dafür brauchen Sie kein zusätzliches Modul. Die Kosten für die Gesamtlösung hängen von Nutzerzahl und Funktionsumfang ab. Möchten Sie zusätzlich E-Rechnungen über das Peppol-Netzwerk versenden oder empfangen, wird eine kostenpflichtige E-Invoicing Lizenz benötigt. Im kostenlosen Beratungsgespräch zeigen wir Ihnen transparent, was Sie wirklich brauchen und was nicht.

Was ist der Unterschied zwischen ZUGFeRD und XRechnung?

Beide sind E-Rechnungsformate, die in Deutschland anerkannt sind. XRechnung ist verpflichtend für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber. ZUGFeRD kombiniert ein lesbares PDF mit maschinenlesbaren Daten und eignet sich besonders für B2B. DocuWare unterstützt beide Formate.

WAS SIE BEKOMMEN

DocuWare ist viel mehr als nur E-Rechnung

DocuWare ist eine vollständige Dokumentenmanagement-Lösung! E-Rechnung ist nur der Einstieg.

KI-Automatisierung

KI-gestützte Texterkennung liest, klassifiziert und indexiert nahezu ALLE Dokumentarten automatisch.

Blitzschnelle Suche

Jedes Dokument in Sekunden finden, per Volltext, Datum, Kategorie oder individuellen Indexfeldern.

Automatische Workflows

Dokumente werden automatisch sortiert, verteilt und zur Freigabe an die richtigen Personen gesendet.

GoBD-konformes Archiv

Alle Unterlagen revisionssicher gespeichert und jederzeit prüfungsbereit.

Systemanbindung

Verbindet sich mit nahezu jedem ERP, Buchhaltungs- oder E-Mail-System.
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