Das Vertragsmanagement von Morgen: Einfache Umsetzung mit DocuWare
Digitales Vertragsmanagement: Warum kein Unternehmen es sich leisten kann, Verträge noch manuell zu verwalten
Verträge bilden das Fundament jeder geschäftlichen Transaktion, egal ob Kunden-, Kauf-, Dienst- oder Arbeitsvertrag. Umso erstaunlicher ist es, dass das Vertragswesen in vielen Unternehmen nach wie vor eine Schwachstelle im Digitalisierungsprozess darstellt. Unterschriebene Verträge verschwinden in Aktenschränken, Kündigungsfristen werden übersehen und wichtige Vertragsdetails sind kaum auffindbar. Die Konsequenzen reichen von vermeidbaren Zusatzkosten bis hin zu ernsthaften Compliance-Risiken.
Vertragsmanagement ist weit mehr als das bloße Ablegen von Dokumenten
Es umfasst den gesamten Lebenszyklus eines Vertrags: von der Erstellung und Verhandlung über die Prüfung, Freigabe und Unterzeichnung bis hin zur laufenden Überwachung, Verlängerung und schließlich der revisionssicheren Archivierung oder Löschung. Hinzu kommen Vertragscontrolling und -reporting, mit denen Unternehmen die aus Verträgen resultierenden Rechte, Pflichten und Risiken aktiv steuern können.
Ein gut strukturiertes, digitales Vertragsmanagement z. B. mit der DMS-Lösung DocuWare wirkt sich unmittelbar auf das Unternehmensergebnis aus. Verträge werden in einem zentralen, sicher geschützten Dokumenten-Pool gespeichert und sind per Volltextsuche in Sekunden auffindbar, einschließlich aller Versionen und der vollständigen Änderungshistorie. Automatische Erinnerungen sorgen dafür, dass Kündigungsfristen nicht unbemerkt verstreichen und eine (ungewollte) automatische Vertragsverlängerung, oft verbunden mit Preiserhöhungen, der Vergangenheit angehört.
Durch automatisierte Freigabe-Workflows lassen sich Vertragsabschlüsse deutlich beschleunigen
Gleichzeitig stellen klar geregelte Zugriffsrechte sicher, dass nur autorisierte Personen sensible Vertragsinhalte einsehen können. Gleichzeitig erleichtert digitales Vertragsmanagement die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben wie der DSGVO . Ein Aspekt, der in regulierten Branchen wie dem Finanz- oder Gesundheitswesen besonders ins Gewicht fällt.
Bei der Auswahl einer geeigneten Lösung kommt es auf einige zentrale Funktionen an. Ein zuverlässiges System mit der Möglichkeit, bestehende Systeme wie SAP oder Outlook nahtlos einzubinden. Cloud-Fähigkeit ermöglichen standortunabhängiges, kollaboratives Arbeiten. Ein klarer Vorteil für Unternehmen mit verteilten Teams oder wachsenden Anforderungen.
Nicht zuletzt sollte die Software flexibel skalierbar und individuell konfigurierbar sein, damit sie sich den spezifischen Prozessen und Strukturen eines Unternehmens anpasst und nicht umgekehrt. All diese Anforderungen sind mit der DMS-Lösung DocuWare abgedeckt. Informieren Sie sich hier gerne weiter über die Software.
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Von der praktischen Einführung bis zu Best Practices aus dem Unternehmensalltag: Eine ideale Gelegenheit, um ohne Aufwand einen fundierten Einstieg ins Thema zu bekommen.
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