Digitale Entgeltabrechnung neu gedacht – mit der Sage HR Suite
Stapelweise Papier, zeitaufwändiges Kuvertieren und der klassische Postversand gehören längst der Vergangenheit an – zumindest dort, wo Digitalisierung ernst genommen wird. Die digitale Bereitstellung von Entgeltabrechnungen für Lohn oder Gehalt ist nicht nur ein logischer Schritt in Richtung moderner Personalprozesse, sondern bringt konkrete Vorteile für Unternehmen, HR-Abteilungen und Mitarbeitende. Mit der richtigen Software lassen sich Lohn- und Gehaltsabrechnungen schnell und rechtssicher erstellen.
Warum sollten Sie die Lohn- und Gehaltsabrechnung digital bereitstellen?
Die digitale Entgeltabrechnung bietet zahlreiche Vorteile für Unternehmen und Beschäftigte:
- Papier und Kosten sparen: Kein Druck, kein Porto, keine Lagerung
- Zeitgewinn: Abrechnungen automatisch und sekundenschnell verfügbar
- Umweltfreundlich: Nachhaltiger Umgang mit Ressourcen
- Sicherer: Verschlüsselte PDFs oder geschützte Portallösungen
- Modernes Image: Digitalisierung als Pluspunkt im Employer Branding
Nach § 108 der Gewerbeordnung muss die Lohn- oder Gehaltsabrechnung in Textform bereitgestellt werden – ein druckbares PDF erfüllt diese Voraussetzung.
Laut aktueller BAG-Rechtsprechung (Urteil vom 28.01.2025) ist die elektronische Bereitstellung zulässig. Ein Ausdruck ist nicht verpflichtend.
Wichtig ist: Mitarbeitende müssen realistisch die Möglichkeit haben, ihre Abrechnungen einzusehen oder auszudrucken.
Zwei Möglichkeiten der Entgeltabrechnung in der Sage HR Suite
1. Versand per E-Mail
Über die integrierte Funktion der Sage HR Suite können die Abrechnungen automatisch per E-Mail versendet werden – verschlüsselt und passwortgeschützt.
- Kein zusätzlicher Versandaufwand
- Wahl zwischen privater oder geschäftlicher Mailadresse
- DSGVO-konform dank sicherer PDF-Verschlüsselung
2. Mitarbeiterportal
Die automatische Bereitstellung über das Sage Mitarbeiterportal.
- Zugriff rund um die Uhr – von überall
- Einfache Anmeldung per Benutzername/Passwort oder Windows-Login
- Alle Abrechnungen an einem Ort, revisionssicher archiviert
- Entlastung der Personalabteilung durch weniger Rückfragen
Die digitale Entgeltabrechnung über die Sage HR Suite ist effizient, umweltfreundlich und rechtlich abgesichert. Beide Wege bieten eine zukunftssichere Lösung für moderne Personalprozesse.
Die Zukunft ist digital!
Bei Fragen zur Umsetzung oder zur Auswahl der passenden Variante beraten wir Sie gerne unter +49 (o)22 46 92 02-0.
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