DocuWare Aura: Die KI für Ihre Dokumente kommt mit Version 7.15
Mit Version 7.15 zieht künstliche Intelligenz in DocuWare ein: Der KI-Assistent DocuWare Aura beantwortet Fragen zu Ihren Dokumenten in natürlicher Sprache. Für DocuWare Cloud Kunden startet das Update ab Mitte Oktober 2026. Hier erfahren Sie, was das Update kann und was Sie vor dem Update prüfen sollten.
Intelligenter. Schneller. KI-basiert. Das neue DocuWare kombiniert drei zentrale Elemente: Moderne Web- und Mobile-Clients, den leistungsstarken KI-Assistenten DocuWare Aura und DocuWare IDP.
DocuWare Aura ist die wichtigste Neuerung in Version 7.15. Der KI-Assistent ist direkt in DocuWare integriert und arbeitet mit den Dokumenten in Ihren Archiven. Statt Suchmasken auszufüllen, stellen Sie Aura einfach eine Frage.
So arbeiten Sie mit Aura
Aura findet passende Dokumente, vergleicht Inhalte und fasst Ergebnisse zusammen. Beispiele für Fragen aus dem Arbeitsalltag:
• „Welche Lieferverträge laufen im nächsten Quartal aus?“
• „Was haben wir mit Lieferant Müller zu Zahlungszielen vereinbart?“
• „Fasse die Reklamationen von Kunde Schmidt aus diesem Jahr zusammen.“
• „Welche Kündigungsfristen gelten in unseren Mietverträgen?“
Jede Antwort enthält Quellenangaben mit Seitenzahl. So prüfen Sie mit einem Klick, woher eine Aussage stammt. Frühere Unterhaltungen können Sie wieder aufrufen und fortsetzen.
KI mit Sicherheit
Viele Unternehmen zögern beim Einsatz von KI, weil unklar ist, wer am Ende auf welche Informationen zugreift. Aura hält sich strikt an Ihre DocuWare-Berechtigungen. Wer keinen Zugriff auf Personalakten hat, bekommt von Aura auch keine Antworten daraus. Aura ist der einzige KI-Agent, der unter Berücksichtigung dieser Berechtigungen auf DocuWare-Archive zugreift. Über eine Schnittstelle lässt sich Aura außerdem mit anderen KI-Agenten verbinden. So können Sie Wissen aus mehreren Systemen zusammenführen.
Entstehen Kosten für die Nutzung von DocuWare Aura?
Aura wird nach Verbrauch abgerechnet, und zwar über sogenannte Credits. Je aufwendiger eine Anfrage ist, desto mehr Credits werden verbraucht.
Cloud-Kunden erhalten ein Startkontingent an Credits, um Aura mit den eigenen Dokumenten auszuprobieren. Die Zahl der einbezogenen Dokumente ist dabei begrenzt.
Wer Aura regelmäßig und mit mehr Dokumenten einsetzen möchte, muss Credits dazubuchen. Der Einstieg liegt bei 50 € im Monat für 10 Millionen Credits. Bei größeren Mengen sinkt der Preis pro Credit.
Eine komplexe Frage, bei der Aura mehrere Archive durchsucht und lange Dokumente auswertet, verbraucht etwa 30.000 Credits. Einfache Fragen kosten entsprechend weniger. Gerne beraten wir Sie, welches Kontingent zu Ihrem Bedarf passt.
Neben Aura bringt das neue DocuWare einen modernen Client und eine KI-gestützte Dokumentenerkennung mit
Die Oberfläche im neuen Client ist aufgeräumter und intuitiver. Besonders praktisch ist die neue freie Suche: Sie durchsucht alle Archive, für die Sie berechtigt sind, und funktioniert auch ohne passendes Indexfeld. Workflow-Aufgaben lassen sich schneller bearbeiten. Sie können Dokumente direkt aus einer Aufgabe heraus bearbeiten, Seiten verwalten und Aufgaben per Stempel abschließen. Der Client ist barrierefrei nach WCAG 2.2 AA gestaltet.
KI-gestützte Dokumentenerkennung (IDP)
Eingehende Dokumente werden automatisch getrennt, klassifiziert und ausgelesen. Die erkannten Daten gleicht DocuWare mit Ihren Stammdaten ab. Neu ist, dass sich die Erkennung per KI-Prompt einrichten lässt und direkt in der DocuWare-Konfiguration verwaltet wird. In Version 7.15 steht diese neue Konfiguration zunächst als Early Access zur Verfügung. Die Verarbeitung von E-Rechnungen und E-Mails soll in den kommenden Monaten folgen.
Eine technische Umstellung ist nicht nötig. Der klassische und der neue Client laufen parallel und greifen auf dieselben Daten und Einstellungen zu. Ein Stempel, den Sie im klassischen Viewer setzen, ist auch im neuen Viewer sichtbar. Jeder Mitarbeitende entscheidet selbst, wann er wechselt. Der klassische Client bleibt noch mindestens ein Jahr lang weiterhin verfügbar.
Das sollten Sie vor dem Update prüfen
1. Archivberechtigungen
Die neue Suche und DocuWare Aura richten sich ausschließlich nach den Archivberechtigungen. Such- und Ergebnisdialoge spielen dafür keine Rolle mehr. Falls Sie bisher den Zugriff auf bestimmte Dokumente über Dialoge eingeschränkt haben, könnten Mitarbeitende diese Dokumente künftig finden. Das gilt, obwohl sich an Ihren Berechtigungen nichts geändert hat. Auch die Funktionen im Kontextmenü von Ergebnislisten werden im neuen Client nur noch über die Archivberechtigungen gesteuert.
Unser Tipp: Lassen Sie Ihre Berechtigungen vor dem Update von uns prüfen.
2. Single Sign-On (SSO)
Nutzen Sie DocuWare Cloud mit Single Sign-On? Dann muss Ihr Administrator vor dem Update eine zusätzliche Callback-URL in der SSO-Konfiguration eintragen. Hintergrund ist ein neuer Identity Service, den DocuWare mit Version 7.15 einführt. Wenn die URL fehlt, kann es bei der Anmeldung zu Problemen kommen.
Weitere Neuerungen in Version 7.15
- Aktivitäten werden automatisch angeordnet und je nach Typ farbig markiert
- Benachrichtigungen sehen Sie schon während der Bearbeitung in einer Live-Vorschau
- In DocuWare Forms können Werte aus Dropdown-Menüs jetzt in Berechnungen einfließen, sodass weniger Felder manuell ausgefüllt werden müssen
- Die vorkonfigurierten Lösungen für Rechnungsverarbeitung und Vertragsmanagement wurden auf 7.15 aktualisiert
Als DocuWare Platinum Partner unterstützen wir Sie gern dabei, die neuesten Funktionen mit DocuWare zu nutzen. Sprechen Sie uns einfach an:
Quelle: Das neue DocuWare