Experten-Tipp: Wie Sie in DocuWare Mails aus Outlook in Ihre Geschäftsprozesse einbinden können
Das DocuWare Outlook-Add-in ist seit Anfang 2024 verfügbar und ermöglicht seitdem, E-Mails und Anhänge direkt aus Outlook heraus in DocuWare zu archivieren. Mit dem letzten Update im August kommen auch neue Funktionen.
Flexible Ablage
E-Mails und Anhänge aus Outlook lassen sich getrennt oder gemeinsam in DocuWare archivieren. Die neue Option zur geklammerten Ablage erlaubt es, E-Mail und Anhang als ein zusammenhängendes Dokument zu speichern, ideal für Rechnungen oder Bestellungen. Alternativ lassen sich Inhalte einzeln ablegen, z. B. wenn nur der Anhang relevant ist.
Effizienz-Boost
Die Ablagedialoge können so konfiguriert werden, dass sie genau zu Ihrem Prozess passen – z. B. mit Pflichtfeldern, Dropdowns oder automatischer Vorbelegung. So wird die Ablage nicht nur schneller, sondern auch konsistenter.
Support-Tickets managen
Support-Anfragen, die per E-Mail eingehen, lassen sich mit nur einem Klick direkt aus Outlook heraus in DocuWare speichern. Dabei können wichtige Informationen wie der Name des Kunden, die Ticketnummer, die Art des Produkts oder die Dringlichkeit gleich beim Ablegen erfasst werden. Der Ablagedialog lässt sich individuell anpassen, zum Beispiel so, dass bestimmte Felder wie „Tickettyp“ verpflichtend ausgefüllt werden müssen. Das sorgt für eine strukturierte und einheitliche Erfassung. Nach der Ablage wird die E-Mail automatisch dem passenden Bearbeitungsprozess zugewiesen: Technische Anfragen landen direkt beim Support-Team, während andere Kategorien ihren eigenen Workflow durchlaufen. Alle archivierten Tickets sind jederzeit auffindbar und lückenlos dokumentiert, was ideal für schnelle Recherchen und transparente Nachverfolgungen ist.
Zusammenfassung
Das DocuWare Outlook-Add-in ist mehr als nur ein Archivierungswerkzeug. Mit den neuen Funktionen im August-Update wird die Ablage nicht nur flexibler, sondern auch intelligenter und besser integrierbar in bestehende Unternehmensabläufe.
Falls Sie weitere Fragen haben oder mehr über DocuWare für ihr Unternehmen erfahren möchten, rufen Sie uns gerne an unter +49 22 46 9202-50 oder schreiben Sie uns eine Mail an E-Mail:
