Gelangensbestätigung im Griff: Warum Dokumentenmanagement die Lösung ist
Eine Gelangensbestätigung ist ein offizielles Dokument, mit dem der Empfänger einer Warenlieferung bestätigt, dass Ware aus einem EU-Land in ein anderes EU-Land gelangt ist.
- Sie dient als Belegnachweis für die Umsatzsteuerbefreiung bei grenzüberschreitenden Lieferungen innerhalb der EU (B2B).
- Ohne diesen Nachweis fordert das Finanzamt bei einer Prüfung nachträglich die Umsatzsteuer.
Wofür benötige ich eine Gelangensbestätigung?
Innergemeinschaftliche Lieferungen, also Warenlieferungen von Deutschland in andere EU-Länder, sind unter bestimmten Voraussetzungen umsatzsteuerfrei. Eine dieser Voraussetzungen: Sie müssen dem Finanzamt belegen können, dass die Ware tatsächlich im Ausland angekommen ist. Genau dafür gibt es die Gelangensbestätigung, geregelt in § 17a der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung.
Klingt nach einer Formalie und große Unternehmen nutzen ihre ERP-Anbindung oder Kundenportale. Aber sie sind hier nicht automatisch im Vorteil, denn die Nachweise liegen dann zwar digital vor, aber oft verstreut in unterschiedlichen Systemen und Formaten, was die lückenlose Archivierung und den schnellen Zugriff im Prüfungsfall nicht von selbst löst.
Wo es für Unternehmen teuer wird
- Fehlt der Nachweis, kann das Finanzamt die Steuerbefreiung nachträglich kippen. Die Umsatzsteuer zahlen dann Sie aus eigener Tasche, denn dem Kunden können Sie sie nachträglich kaum noch in Rechnung stellen.
- Zehn Jahre Aufbewahrungspflicht. Jede Gelangensbestätigung muss über ein Jahrzehnt griffbereit und unveränderbar archiviert sein, falls eine Betriebsprüfung ansteht.
- Der Rücklauf ist das Nadelöhr. Kunden vergessen die Unterschrift, schicken sie verspätet oder gar nicht zurück. Wer das händisch per E-Mail und Excel-Liste nachhält, verliert schnell den Überblick, welche Lieferung noch offen ist.
Gerade im Mittelstand läuft dieser Prozess vielerorts noch analog: ausdrucken, per Post oder Mail hinterherlaufen, irgendwo im Ordner ablegen, hoffen, dass man es bei der nächsten Prüfung wiederfindet. Funktioniert – bis es nicht mehr funktioniert.
Kann man die Gelangensbestätigung gut mit einem DMS managen?
Ein ERP kennt in der Regel nur die eigene Lieferung. Die Gelangensbestätigung ist aber nur einer von mehreren zulässigen Nachweisen, akzeptiert werden auch Spediteurbescheinigung, Frachtbrief, Track-and-Trace-Protokoll oder Versicherungspolice, und die kommen oft aus ganz unterschiedlichen Kanälen herein: per E-Mail, als Scan, über ein Kundenportal. Genau dafür ist ein Dokumentenmanagementsystem wie DocuWare gebaut:
- Alles an einem Ort. Belege aus E-Mail, Scanner oder Upload landen automatisch im richtigen Vorgang, egal welche Belegart es ist.
- Automatisierte Erinnerungen. Fehlt eine Bestätigung nach einer festgelegten Frist, stößt ein Workflow selbstständig eine Erinnerung an, statt dass jemand manuell eine Excel-Liste pflegt.
- Revisionssichere Archivierung nach GoBD. Zehn Jahre unveränderbar aufbewahrt, volltextdurchsuchbar und direkt mit Rechnung und Lieferschein verknüpft. Bei einer Betriebsprüfung ist der komplette Vorgang in Sekunden statt Ordnersuche verfügbar.
- Unabhängig vom ERP. Wer möchte, kann die Lieferdaten aus dem ERP trotzdem mit dem Beleg verknüpfen, notwendig ist es für die Nachweisführung selbst aber nicht.
Wenn bei Ihnen im Haus noch viel davon per Hand läuft, lohnt sich ein Blick darauf, wo genau der Prozess hakt. Sprechen Sie uns an, wir schauen uns das gern gemeinsam mit Ihnen an. Telefon: +49 22 46 92 02-50 oder machen sie sich gerne einen unverbindlichen Ersttermin.
Quellen: