Vergaberecht 2025: Ein Überblick für Schulträger und öffentliche Auftraggeber

Öffentliche Aufträge bieten attraktive Geschäftsmöglichkeiten – vor allem für Schulträger, Kommunen und Einrichtungen der öffentlichen Hand. Doch sie sind auch an rechtliche Rahmenbedingungen gebunden. Besonders wichtig: Die Vergabeschwellenwerte. Seit Januar 2024 gelten neue EU-weite Schwellenwerte, die auch 2025 weiterhin Bestand haben.

Die zentrale Schwelle für öffentliche Auftraggeber: 221.000 € netto. Ab diesem Betrag greifen andere Regeln – mit deutlichen Auswirkungen auf Ausschreibung, Aufwand und Beteiligungsmöglichkeiten.

Was bedeutet der Schwellenwert für die öffentliche Auftragsvergabe?

Bei einem geschätzten Auftragswert ab 221.000 Euro netto gilt für Liefer- und Dienstleistungsaufträge die Vergabeverordnung (VgV). Das bedeutet:

• Die Ausschreibung muss EU-weit veröffentlicht werden.
• Es gelten höhere formale Anforderungen an das Verfahren.
• Unternehmen außerhalb Deutschlands können sich beteiligen.
• Die Vergabe ist in der Regel offen, transparent und standardisiert.

Diese Regelung betrifft insbesondere Kommunen, Landratsämter, Schulen und öffentliche Träger, die beispielsweise IT-Dienstleistungen, Software, Hardware oder technische Services einkaufen. Für Schul-IT-Projekte bedeutet das: ab einem Schwellenwert von 221.000 Euro netto wird die Vergabe komplexer.

Vergabe unterhalb von 221.000 Euro: Wann ist eine Direktvergabe möglich?

Für Aufträge unterhalb dieser Schwelle greift in Deutschland die sogenannte Unterschwellenvergabeordnung (UVgO). Die Verfahren sind hier flexibler:

• Verhandlungsvergabe mit oder ohne Teilnahmewettbewerb möglich
• Mehr Spielraum für den Auftraggeber bei der Auswahl
• Regionalität kann eher berücksichtigt werden
• Keine EU-weite Veröffentlichung notwendig

Gerade Schulträger profitieren von diesen Möglichkeiten, etwa beim IT-Rollout einzelner Standorte, der Beschaffung von Endgeräten oder Managed Services. Wichtig ist: Eine rechtssichere Dokumentation des Verfahrens bleibt auch bei niedrigeren Schwellenwerten essenziell.

In Baden-Württemberg gelten zusätzliche Wertgrenzen für vereinfachte Vergabeverfahren – z. B. für Direktvergaben oder beschränkte Ausschreibungen. Diese unterscheiden sich je nach Auftragsart und sind in einem aktuellen PDF des Ministeriums für Wirtschaft, Arbeit und Tourismus BW übersichtlich dargestellt.

PDF – Schwellenwerte & Wertgrenzen Baden-Württemberg (Stand Jan. 2025)

Was bedeutet das für IT-Beschaffungen im Bildungsbereich?

Wenn Sie als Schulträger oder öffentliche Einrichtung IT-Beschaffungen planen, sollten Sie Folgendes beachten:

• Prüfen Sie die passenden Vergabearten je nach Wertgrenze (z. B. ob eine Direktvergabe möglich ist)
• Nutzen Sie Ausschreibungsplattformen gezielt, um den Markt zu sondieren oder Pflichtausschreibungen korrekt zu veröffentlichen
• Sprechen Sie mit Ihrem IT-Partner frühzeitig, um Lieferzeiten, Lizenzmodelle und Fördermöglichkeiten einzuplanen
• Dokumentieren Sie Ihre Entscheidung nachvollziehbar – auch bei freihändiger Vergabe

Fazit: Öffentliche IT-Vergabe 2025 – Chancen für Schulen und Kommunen

Mit der aktuellen Schwelle von 221.000 Euro ist klar geregelt, ab wann ein Auftrag europaweit ausgeschrieben werden muss. Für viele Einrichtungen der öffentlichen Hand entstehen dadurch neue Möglichkeiten – vor allem, wenn sie mit einem erfahrenen Partner zusammenarbeiten, der Technik und Vergabepraxis versteht.

Unser Tipp: Prüfen Sie frühzeitig Ihre Vorhaben und holen Sie sich rechtzeitig Unterstützung – für ein sicheres und effizientes Beschaffungsverfahren.

IT-Beschaffung in der öffentlichen Hand geplant?

Wir begleiten Schulträger und kommunale Einrichtungen bei der Umsetzung von IT-Projekten von der Geräteprüfung über die technische Planung bis zur rechtssicheren Direktvergabe nach UVgO oder VgV. Sprechen Sie uns an unter +49 (0) 2246 92 02 -50 oder per Mail an Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein.