Experten-Tipp: Wie Sie in DocuWare Projektakten übersichtlich gestalten
Bestimmt kennen Sie diese Situation: Vom ersten Kick-Off bis zum Abschluss eines Projekts fallen einige Dokumente an, die über Wochen und Monate angelegt, bearbeitet, geprüft, freigegeben und versendet werden. Protokolle, Briefe, Mails, Angebote, Rechnungen und Verträge liegen verstreut in E-Mail-Postfächern, Laufwerken oder Klarsichtfolien ab. Durch diese wirre Struktur kommt es häufig auch zu Dopplungen in der Ablage.
Projektbezogener Zugriff auf Dokumente
Besonders einfach und professionell beseitigen Sie solche Informationsstrukturen, indem Sie projektbezogene Dokumente in DocuWare ablegen. Dazu nutzen Sie idealerweise ein Ordnungskriterium, das bei der Ablage die Verbindung zwischen den Dokumenten herstellt. Mit dem Indexfeld können relevante Dokumente gekennzeichnet und Kategorisiert werden. Durch die Ablage- und Suchdialoge können sie dann auf einfache Weise den Zugriff auf die Dokumente erhalten, ohne die gefestigten Ablagemuster zu verändern.
Mehr Ordnung durch Ordnersysteme
Ideal für die projektbezogene Ablage sind zusätzlich und flexibel definierbare Ordner. Die Erste Ordnerebene entspricht dem jeweiligen Eintrag im Indexfeld. Die Unterebene könnte dann z.B. die Art des Dokuments angeben. Wie genau Sie die Struktur Ihrer Projektordner definieren, ist dabei komplett Ihnen überlassen. Über die Ordneransicht können Dokumente also nicht nur abgelegt sondern genauso einfach gefunden werden.
💡Tipp: In der Ordneransicht können Sie Dokumente nicht nur projektbezogen finden, sondern auch direkt ablegen.
Ziehen Sie dazu die Dateien einfach per Drag & Drop – aus einem Briefkorb, Ihrem Dateisystem oder Outlook – in den gewünschten Projekt- oder Unterordner.
Anschließend öffnet sich automatisch der Ablagedialog: Die relevanten Indexfelder sind dann bereits vorausgefüllt.
Falls Sie weitere Fragen haben oder mehr über DocuWare für ihr Unternehmen erfahren möchten, rufen Sie uns gerne an unter +49 22 46 9202-50 oder schreiben Sie uns eine Mail an E-Mail:
