Wie MM Surgical Systems seine komplexe Wertschöpfungskette mit Haufe X360 steuert

Anspruchsvoller Service, dazu ein Geschäft mit Verbrauchsmaterialien und der Vertrieb von Großgeräten – diese Ausgangslage prägt die Arbeit von MM Surgical Systems. Deshalb war der Spezialist für Lasertechnologie in der Augenmedizin bereits beim Geschäftsstart angewiesen auf Haufe X360.

Der Mehrwert für MM Surgical Systems

• Gebündelt: Verbrauchsbestellungen und digitale Zertifikate zusammenführen – per „Set-Auftrag-Funktion“ in Haufe X360
• Direkt: Alle Bestellungen per Kundenportal erfassen und ins Verkaufsmodul überführen
• Schnell: Eingehende PDF-Rechnungen automatisch einlesen – für die direkte Weiterverarbeitung im ERP-System
• Zentral: Datenbank mit allen Kundenkontakten, Trainingszertifikaten und Serviceaktivitäten
• Laufend: Software- und Hardware-Service per Ticket anstoßen und nachverfolgen
• Automatisch: Auftrags- und Lieferdaten austauschen mit dem Warenwirtschaftssystem des Logistikdienstleisters
• Geplant: Die italienische Vertriebsgesellschaft im System abbilden – über einen eigenen Mandanten in Haufe X360

„Das System sorgt für durchgehend reibungslose Prozesse und ist eine Grundbedingung für unseren gesamten Geschäftsbetrieb. Selbst die geplante internationale Expansion können wir auf dieser Basis perfekt bewältigen. Ich bin rundum zufrieden – auch mit der Arbeit der System AG als Implementierungspartner.“

Mark Lansu, Verwaltungsleiter von MM Surgical Systems

Den gesamten Prozess strukturieren und steuern

5 Fragen – 5 Antworten zu unserer Haufe X360 Lösung bei MM Surgical Systems

1. Wie war die Ausgangslage?

MM Surgical Systems vertreibt amerikanische Lasertechnologie, die speziell bei Behandlungen des Grauen Stars für Leistungssprünge sorgt – der medizinische Prozess ist zum Beispiel deutlich präziser und zugleich sind die Erholungszeiten der Patienten kürzer. Allerdings basiert der Erfolg jenes „Robotic Cataract Laser Systems“ auch auf viel Service, wie Verwaltungsleiter Mark Lansu von MM Surgical Systems hervorhebt: „Wir begutachten die Räumlichkeiten der Arztpraxis im Vorfeld, stellen das empfindliche Gerät sicher auf, trainieren die Ärzte über eine längere Zeit hinweg und übernehmen die dauerhafte Wartung.“

Nun ist an dieser Stelle besonders interessant, dass MM Surgical Systems erst Ende 2025 gegründet wurde – und der laufende Geschäftsbetrieb direkt mit Einsatz von Haufe X360 im Januar 2026 startete! „Ich habe bei vorherigen Berufsstationen einfach erlebt, dass veraltete IT-Systeme die Unternehmen ausbremsen. Gleichzeitig war klar, dass unser Geschäftsmodell rund um Auftragswesen, Vertrieb und Abrechnung von Sachkosten zu komplexen Abläufen führt, die man ganzheitlich steuern muss“, so Mark Lansu.

2. Wie kam es zur Wahl von Haufe X360?

In der Folge entschied sich das Unternehmen dafür, direkt mit einem ERP-System in den laufenden Geschäftsbetrieb zu starten. Die Entscheidung für Haufe X360 basierte dann auf Web-Recherchen und der Erkenntnis, dass bereits der Standard des Systems zentrale Anforderungen von MM Surgical Systems abdeckt. Anschließend recherchierte Mark Lansu einen Implementierungspartner aus seiner Region. Die Wahl fiel auf die System AG – die Aufgabe war vor allem deshalb überaus interessant für uns, weil dieser Mix aus Handel, Service und Sachkosten in besonderer Weise von ERP-Technologie profitiert.

3. Wie erfolgte die Modellierung des ERP-Systems durch unsere Experten?

Für die anschließende Implementierung gab es eine klare zeitliche Vorgabe, denn am 1. Januar 2026 begann der Liefervertrag mit dem Laser-Hersteller. Folglich war auch der ERP-Start an diesen Termin gekoppelt, was wiederum den Einführungsprozess strukturierte. Das Ganze startete mit mehreren Workshops vor Ort, die Mark Lansu besonders wichtig waren: „Unser Ansatz ist zu kompliziert, um ihn nur per Videokonferenz vorzustellen. Ich wollte unbedingt, dass wir an einem Tisch alles  durchsprechen.“ Die übergreifende Zielsetzung stand dann schnell fest: eine ganzheitliche Lösung, die haargenau zum Geschäftsmodell passt und trotzdem keine individuellen Programmierungen aufweist.

4. Was zeichnete die Implementierung ansonsten aus?

Ein wichtiges Detail der neuen Lösung ist die Kopplung von Bestelldaten und Laser-Nutzungslizenzen innerhalb des ERP-Systems – rund 90 Prozent des Tagesgeschäfts sind davon betroffen. Dabei werden die zwei unterschiedlichen Datenarten mithilfe der sogenannten „Set-Auftrag-Funktion“ in Haufe X360 automatisiert zusammengeführt und lassen sich somit gebündelt abrechnen. Insgesamt haben wir diesen Prozess sehr sorgfältig konfiguriert, denn alle Auftragsbestätigungen und Rechnungen enthalten wichtige Angaben wie Serien- und Losnummern. Dazu erfolgten schrittweise immer wieder kleine Korrekturen an der ERP-Testumgebung, bis alle Abläufe perfekt zusammenpassten.

5. Wie profitiert das Unternehmen von Haufe X360?

Kundenportal: Arztpraxen bestellen auf einer webbasierten Plattform ihre Verbrauchsmaterialien, was wiederum im Verkaufsmodul des ERP-Systems als neuer Auftrag erscheint. Anschließend genügen wenige Klicks, um den Logistikdienstleister über einen Versandauftrag zu informieren – eine Schnittstelle zum externen Warenwirtschaftssystem macht es möglich. Der Rest ist schnell erzählt: Alle Lieferscheine des Logistikdienstleisters erscheinen umgehend im ERP-System und bilden die Basis für den finalen Prozess: Haufe X360 wandelt jeden Lieferschein in eine Rechnung um.

Dokumentation: Es gibt regelmäßige Software- und Hardware-Anpassungen an der Lasertechnologie – sie gehen einher mit Vor-Ort-Einsätzen der Serviceteams bei den Ärzten. Für jede dieser Arbeiten legen die Spezialisten nun ein „Ticket“ im ERP-System an und dokumentieren dabei, welche Maßnahmen noch offen oder erledigt sind. Zudem kann man jederzeit nachvollziehen, welchen technischen Stand ein Gerät hat – eine unverzichtbare Information für den amerikanischen Hersteller, der dazu Nachweise gegenüber den Behörden erbringen muss. 

Expansion: MM Surgical Systems beliefert auch italienische Ärzte – bislang noch im Namen des deutschen Unternehmens. In Kürze entsteht aber eine italienische Gesellschaft, die über einen eigenen „Mandanten“ abrechnet. Dieser bildet einen abgegrenzten Unternehmensbereich innerhalb des ERP-Systems ab. Zwei Gesellschaften nutzen dann also dieselbe Software, verwalten ihre Daten aber getrennt voneinander. Viele Abläufe wie der Informationsaustausch mit dem Außendienst und die Kundenbetreuung lassen sich auf die italienische Gesellschaft übertragen. Gleichzeitig werden aber landesspezifische Strukturen im Rechnungs- und Finanzwesen etabliert.