Wie synthetica seine Prozesse mit Haufe X360 Cloud-ERP optimiert

Mit flexiblen Entwicklungsprozessen stellt synthetica Fluorplastics GmbH sicher, dass Unternehmenskunden aus aller Welt passgenaue Transportbänder, Verpackungen und einiges mehr aus speziellen Kunststoffen bekommen – viele Lösungen sind Unikate! Unsere Lösung auf Basis von Haufe X360 sorgt dabei für schlanke Prozesse.

Der Mehrwert für synthetica Fluorplastics

• Umfassend: Datenbasis für wichtige KPIs wie „Umsatz pro Kunde“ und „Deckungsbeitrag pro Produkt“
• Transparent: Forecast per Dashboard – für schnelle Entscheidungen im Management
• Einfach: Erfassung von Warenein- und -ausgang per Scanner – mit direkter Informationsweitergabe an den Innendienst
• Schnell: Anlage von Artikelvarianten ohne Einschränkung bei den Artikeleigenschaften 
• Sicher: Reservierung von Warenbeständen für einen Kunden – für eine garantierte Lieferfähigkeit zum gewünschten Datum
• Geplant: Auswertung der Verkaufschancen eines Produktes und des Bestellverhaltens der Kunden – zur zielgenauen Steuerung des Vertriebs

„Insgesamt sind wir sehr zufrieden mit der Arbeit der System AG. Das finale ERP-System liefert eine stabile Datenbasis für präzise KPI-Auswertungen, Fehler in der Warenwirtschaft werden verhindert und neue Produkte lassen sich einfach einpflegen.“

Jan Werth, Chief Operating Officer von synthetica

Per ERP das gesamte Unternehmen im Griff

5 Fragen – 5 Antworten zu unserer Haufe X360 Lösung bei synthetica Fluorplastics

1. Wie war die Ausgangslage?

Von beschichteten Transportbändern über anspruchsvolle Verpackungsgewebe bis zu Hochleistungsfolien – das Portfolio von synthetica ist vor allem eines: außergewöhnlich individuell. Schließlich versteht sich das Unternehmen nicht nur als Distributor für diese Spezialprodukte, sondern ist auch Entwicklungspartner seiner Kunden, wie Jan Werth, Chief Operating Officer von synthetica ausführt: „Uns sprechen Unternehmen aus der ganzen Welt an, die zum Beispiel ein spezielles Transportband für ihre Lebensmittelproduktion benötigen. Gemeinsam analysieren wir dann die technische Anwendung und entwickeln passgenaue Materialien.“

Die fertige Lösung entsteht anschließend bei internationalen Produktionspartnern, die sich nicht mehr um den Vertrieb kümmern müssen. Aber worin liegt hierbei der Vorteil? „Unsere Manufakturen haben eine große  Fertigungskompetenz und beherrschen ihre Prozesse. Für einen weltweiten Vertrieb fehlt ihnen aber das Netzwerk und die Manpower. Schließlich reden wir bei uns von rund 850 aktiven Kunden pro Jahr“, erklärt Jan Werth. „Wir kennen deren Anwendungen im Detail und garantieren eine stabile Lieferkette über Ländergrenzen hinweg.“  

2. Wie kam es zur Wahl von Haufe X360?

Die  dazugehörige Steuerung im Unternehmen erfolgte über viele Jahre mit einem veralteten Warenwirtschaftssystem, das zunehmend an seine Grenzen stieß und verschiedene Probleme verursachte. Zum Beispiel fehlten belastbare unternehmerische Kennzahlen und im Lager kam es zu Fehlern. „Wir haben uns deshalb dazu entschieden, in ERP-Technologie zu investieren“, sagt Jan Werth. „Das Unternehmen benötigt einfach eine ganzheitliche Steuerung.“  – Haufe X360 war dann die erste Wahl, weil der Eigentümer von synthetica  gute Erfahrungen mit Lösungen aus dem Lexware-Umfeld gemacht hatte.  

3. Wie erfolgte die Modellierung des ERP-Systems durch unsere Experten? 

Synthetica ist mit klaren Vorstellungen auf uns zugekommen, was eine gute Grundlage für das gemeinsame Projekt bedeutete. Dazu gehörten der Zugriff auf die Daten per Cloud, eine perspektivische Nutzung des Systems durch mehrere Unternehmen innerhalb einer Holding, umfassende Forecasting-Möglichkeiten und eine belastbare Datenbasis. Diese Punkte haben wir in unser Konzept aufgenommen. Das war der Startpunkt. „Insgesamt möchte ich unbedingt betonen, dass wir vom Support der System AG profitiert haben“, betont Jan Werth. „Die Experten haben uns geholfen, mit der hohen Komplexität des Systems klarzukommen. Dabei entstanden diverse Anpassungen und die Workflows im ERP-System wurden reduziert. Auf Basis dieser Arbeit erfüllt Haufe X360 nun unsere Anforderungen.“

4. Was zeichnete die Umstellung ansonsten aus?

Im Vordergrund stand vor allem die Frage, wie sich eine Produktwelt mit extremem Variantenreichtum optimal im ERP-System abbilden lässt. Die Aufgabe war besonders, weil sich die Eigenschaftslogik einer Artikelgruppe mit neuen Produkten verändern kann. Es gibt keine starren Produktmerkmale – die ERP-Struktur rund um die Anlage von Artikeln musste also beliebig erweiterbar und modular aufgebaut sein. Das haben wir erreicht, indem wir eine flexible Lösung geschaffen haben, die die Vorteile von Standardartikeln und Variantenartikeln vereint.

5. Wie profitiert das Unternehmen vom neuen ERP?

Controlling: Im Dashboard stehen zentrale Kennzahlen wie Erlöse, Aufwendungen, Auftragsbestände, Margenverläufe tagesaktuell zur Verfügung. Darüber hinaus blickt Jan Werth auf die Forecasts. Zeigt hierbei das System zum Beispiel an, dass der prognostizierte Umsatz für einen Monat zurückgeht, reagiert das Unternehmen proaktiv – indem beispielsweise Kunden mit auslaufenden Rahmenverträgen frühzeitig kontaktiert werden (was das ERP-System natürlich auch anzeigt).

Warenwirtschaft: Zunächst einmal sehen die Mitarbeitenden auf ihren MDE-Scannern, welche Waren über den Tag hinweg eintreffen. Folglich lässt sich jeder Wareneingang einfach identifizieren und nach einer visuellen Prüfung per Scanner „einbuchen“ bzw. ihm einen Lagerplatz zuweisen. „Anschließend sehen auch die Innendienst-Kollegen diesen Status und initiieren direkt den Versand an den Kunden“, ergänzt Jan Werth. „Gleichzeitig zeigt das System aber auch an, wenn Bestände reserviert sind. Eine Freigabe für einen anderen Kunden ist dann ausgeschlossen. Das ist ein wichtiger Faktor.“ 

Vertrieb: In Zukunft sollen auch die CRM-Funktionen von Haufe  X360 stärker bei synthetica zum Einsatz kommen. „Wir wollen zum Beispiel die Verkaufschancen einzelner Produkte und dazugehörige Marktsegmente auswerten und unser Handeln danach ausrichten. Wenn sich also eine bestimmte Produktgruppe besonders gut verkauft, könnte man den Außendienst dementsprechend ausrichten“, so Jan Werth.