Experten-Tipp: Automatische Validierung von E-Rechnungen mit DocuWare

Nach wie vor werden viele E-Rechnungen per E-Mail verschickt. Unternehmen, die diese Dokumente auf ihre Richtigkeit prüfen wollen (Pflicht in DE), können jetzt mit der neuen, kostenlosen Funktion von Connect to Mail eingehende E-Rechnungen automatisch anhand der geltenden Formatstandards und Geschäftsregeln über DocuWare überprüfen lassen.

 Wer kann die Validierungs-Funktion für E-Rechnungen nutzen?

Alle Unternehmen, die DocuWare (Cloud) im Einsatz haben oder on premise mindestens mit Version 7.13. arbeiten. Für die Nutzung sind keine zusätzlichen Kosten erforderlich.
Die Funktion wird mit dem Häkchen in der Konfiguration für Connect to Mail (E-Mail allgemein) aktiviert.

Was sich durch das Feature ändert

Wenn eine E-Rechnung (z. B. eine XRechnung (XML) oder eine ZUGFeRD-Rechnung (XML mit eingebettetem PDF)) in einem Postfach eingeht, das von der Connect to Mail-Konfiguration überwacht wird, validiert DocuWare diese direkt automatisch im Hintergrund. Die Dokumenten-Archivierung läuft im regulären Tempo weiter und jedes Dokument wird wie gewohnt abgelegt, unabhängig vom Validierungsergebnis.

Das Validierungsergebnis erhalten Sie in folgender Darstellung:

• Anmerkung (Annotation): Eine optionale, farbcodierte Anmerkung direkt auf dem Dokument zeigt eine der drei Ergebnisarten: Gültig, Gültig mit Warnungen oder Ungültig.
• Validierungsbericht: Mit dem Dokument wird ein vollständiger Validierungsbericht abgelegt und kann über den neuen Button „Validierungsbericht anzeigen“ im DocuWare Viewer direkt geöffnet und heruntergeladen werden.
• Indexfelder: Die Validierungsergebnisse können in Indexfelder geschrieben werden, sind somit durchsuchbar und für weitere Prozesse nutzbar.

Die Validierungsfunktion unterstützt folgende E-Rechnungsformate:

Validierung von E-Rechnungen = DocuWare E-Invoicing Service?
Kurz gesagt: Nein. Die neue Funktion in Connect to Mail arbeitet Hand in Hand mit dem DocuWare E-Invoicing Service, ersetzt diesen jedoch nicht. Sie deckt lediglich ein spezielles Szenario ab: die Validierung von per E-Mail eingehenden E-Rechnungen, die über Connect to Mail verarbeitet werden.

Wer den vollständigen E-Rechnungszyklus (Versand und Empfang über Netzwerke wie Peppol/ lokale Netzwerke, regulatorische Meldungen, Validierung unterschiedlichster internationaler Formate und rechtssichere Archivierung) benötigt den zukunftssicheren DocuWare E-Invoicing Service.

Er wird weiterentwickelt für die anstehende elektronische Umsatzsteuermeldung in Echtzeit (E-Reporting), die zum Beispiel in Deutschland in wenigen Jahren ansteht. Zudem kann er Änderung der lokalen gesetzlichen Vorgaben kontinuierlich abbilden.

Nutzen Sie mit wenigen Klicks die Funktion!

Die Validierungsfunktion in Connect to Mail steht Ihnen im Support-Portal unter Setups, Updates & Hotfixes zur Verfügung. Nutzungsvoraussetzungen siehe oben.

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Falls Sie weitere Fragen haben oder mehr über DocuWare für ihr Unternehmen erfahren möchten, rufen Sie uns gerne an unter +49 22 46 9202-50 oder schreiben Sie uns eine Mail an E-Mail: Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein.

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